Secrétaire de Direction

Vos missions : SECRETARIAT / ASSISTANAT - Accueil physique et téléphonique du service - Ventilation des appels entrants - Ouverture du courrier du service - Gestion et ventilation des mails entrants vers les secteurs concernés - Gestion des agendas des directeurs DAMR : o Organisation de réunions o Organisation de déplacements (commande billets de train via Globeo) o Gestion des demandes de rendez-vous o Interface organisation réunions avec les Directions fonctionnelles / Direction Générale / Faculté de Médecine - Organisation de l'arrivée des nouveaux recrutés DAMR et/ou des stagiaires (logistique, informatique, déroulé de stage ) - Mise en forme et suivi des courriers DAMR - Gestion des fournitures du service : o Magasin central o Lyreco - Gestion dépannage photocopieur - Préparation et coordination de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) en lien avec la DG et le secrétariat du PCME : o Mise en forme de l'OJ o Convocation des membres et envoi de l'OJ o Convocation des invités rapporteurs o Récupération des supports de présentation o Préparation de la séance (feuille de présence, centralisation des supports de présentation sur le réseau DG ) o Envoi et demande d'approbation du PV - Préparation et coordination de la Commission des Emplois Médicaux Hospitaliers (CEMH) : o Organisation de la réunion plénière et des réunions préparatoires o Envoi de la fiche de recueil des demandes aux CdP et CdS o Convocation des CdP et CdS aux réunions préparatoires pour présentation de leurs demandes o Suivi en lien avec l'AAH et enregistrement des retours de demandes dans le réseau CEMH prévu à cet effet (par pôle et par service) - Organisation de la Commission de l'Organisation et de la Permanence des Soins (COPS) - Mise à jour des listes de diffusion : CdP, CdS, praticiens du CHUSE selon leur statut - Rédaction et suivi des décisions de chefferie de pôle et chefferie de service - Mise à jour et suivi du tableau des renouvellements de CdP et CdS et transmission DG FAC SEC PCME GESTION ADMINISTRATIVE DES CONVENTIONS DU PERSONNEL MEDICAL - CONVENTIONS SORTANTES ET ENTRANTES (conventions de mise à disposition, conventions de formation, convention d'activité d'intérêt général, convention de participation à la permanence de soins) - Rédaction des conventions o A rédiger et à adapter selon les modèles existants o Contact avec les établissements concernés (GHT ou autres) o Contact avec le praticien concerné, CdP, CdS, pour valider la mise en place de la convention o Envoi des conventions pour signature - Suivi des conventions o Intégration et identifications des conventions dans un tableau de suivi Excel o Suivi du circuit de signature (Etablissements concernés, CdP et le praticien concerné) o Suivi de l'échéance des conventions o Renouvellement des conventions via des avenants et suivi - Facturation des conventions o Préparation des justificatifs de facturation sous Excel o Saisie des montants à facturer dans le logiciel PASTEL o Identification de la créance o Relevé des numéros de titres dans PASTEL o Mise à jour des montants et des numéros de titres pour MAJ dans le tableau de suivi Excel o Lien avec la DAF et la TP
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 ans - SUR POSTE SIMILAIRE
- **Formation**:Bac ou équivalent
- **Compétences recherchées**:

- Accueillir une clientèle
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur