Assistante de Direction

**L’Assistante de Direction assurera ses missions en binôme avec sa collègue, Assistante de Direction de la Direction Générale Adjointe.**

**Votre mission principale est la suivante**:
Organiser pour la Directrice et son équipe la gestion du temps, les activités de traitement des dossiers et de transmission de l'information.

**Les tâches principales**:

- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Transmission des courriers pour demande de réponse ou information selon les procédures définies au sein du secteur, ou après validation du Directeur
- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi
- Organisation et suivi de dossier : Préparation, formalisation,reproduction de documents,suivi des échéances
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Organisation des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité
- Organisation des réunions : préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion et du matériel
- Formalisation des supports de présentation et des comptes rendus de réunion
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics
- Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs, en lien avec l'encadrement
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
- Gestion du temps de travail (CHRONOS)

**En collaboration avec les Chargées de Mission**
- Participation à l’organisation des réunions des Directeurs de Pôles
- Participation à l’organisation des réunions plénières des exécutifs de pôles et des collèges des chefs de pôles

**Contractualisation interne / Intéressement**:

- Participation à l’organisation des réunions relevant de la contractualisation interne par pôle et direction

**Autorisations et reconnaissances contractuelles / Projets**
- Transmission à l’ARS des dossiers de demandes d’autorisations d’activité / Appels à projets élaborés par les Pôles ou Direction
- Etre en appui des échéances calendaires / réforme des autorisations
- Organisation de réunions thématiques

**Conférences stratégiques des Pôles**
- Participation à l’organisation des conférences stratégique annuelles de pôles (16 pôles)
- Participation à l’organisation de réunions thématiques
- Participation à l’organisation du Séminaire annuel des pôles et directions

**Concernant le Projet d'Etablissement (PE)**
- Participation aux travaux d’élaboration du PE
- Participation à l’organisation des rencontres du PE
- Participation à l’organisation des temps de travail - bilan intermédiaire du Projet d'Etablissement
- Participation à l’organisation des rencontres avec l’ARS
- Participation à l’organisation des temps de travail

**AFFAIRES GENERALES**
- Organisation des rencontres bilatérales Secrétaire Générale/membres de l’équipe de direction placés sous sa responsabilité
- Ces missions sont susceptibles d’évoluer en fonction du profil de la personne retenue et des besoins de l’Etablissement._

Profil recherché:

- Etre diplom.é.e d'un BAC STG (secrétariat et technique de gestion) / DUT gestion des entreprises et des administrations
- Avoir des connaissances détaillées en bureautique, techniques de communication et secrétariat, accueil physique et téléphonique
- Avoir des connaissances générales en droit hospitalier si possible*

**En tant qu'assistante de direction vous devez être en capacité**:

- D'accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- De définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- De rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à votre domaine de compétence
- D'utiliser les outils bureautique / TIC
- De travailler en équipe / en réseau
- D'organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- De synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
- De rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés
- D'élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites(Gestion d’agenda, Organiser et prioriser les activités de secrétariat)
- D'identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

**Vos relations professionnelles les plus fréquentes**:

- Gouvernance du CHU
- Les exécutifs des pôles
- Directeur ou équipe de Direction pour la gestion des dossiers
- Départements de Ressources et autres directions pour sollicitation ou demande de réponse
- Les Secrétariats des Directions, pôle, de l'établissement pour la transmission d'information et l'organisation des réunions
- Autorités et tutelles (ARS) pour l’accueil, la transmission de données et