Assistant - Assistante D'élu-es

**Activités principales**
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Tenir l’agenda des élu-es, le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu-es.
- Effectuer les travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes : identifier les interlocuteur-rices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel, adapter son attitude (prise de message, transmission), orienter les interlocuteur-rices de manière pertinente.
- Suivre et diffuser le courrier des élu-es (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents) et certains courriers d’intérêt général pour les élu-es.
- Répondre aux demandes de représentations Maire/Présidente (degré d’urgence) et en assurer le suivi.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur-rice de Cabinet, avec les secrétariats des adjoint-es et le secrétariat du Directeur général des services.
- Gérer les absences des élu-es (délégation de signature).
- Suivre les doléances des habitant-es

**Activités secondaires**
- Gérer les déplacements des élu-es.
- Organiser le classement et l’archivage des documents des élu-es.
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Sous la responsabilité directe d’un-e coordonnateur-rice d’équipe et des élu-es, en lien avec la Responsable Administration générale du Cabinet, vous êtes en charge de la gestion des contacts internes et externes des élu-es.

Vous assurez leur secrétariat en coordination avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur-rice de Cabinet et du secrétariat du Directeur général des services. Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu-es. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
- Bac à Bac +2 secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Expérience exigée en assistanat.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise de la langue française (règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire).
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise de l'allemand.
- Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
- Connaissances des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
- Capacité à réaliser des documents administratifs (mettre en forme, rédiger, synthétiser).
- Capacité à prendre des notes et à rendre compte.
- Capacité à réaliser des tableaux de bord.
- Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
- Capacité à classer et archiver.
- Capacité à adapter son attitude à divers-ses interlocuteur-rices.
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle.
- Capacité à travailler en équipe.
- Diplomatie, autonomie et disponibilité.
- Sens de l'organisation.
- Qualités relationnelles.
- Anglais souhaité, dialecte apprécié.
- Centre administratif - 1 parc de l'Etoile 67076 STRASBOURG
- Horaires variables
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).