Assistant(E) de Direction

**Assistant(e) de direction H/F**:

- CDI
- Marseille
- NIVEAU 5A
- Télétravail possible
- NVHADD102794

**ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR**:
Au sein du Secrétariat Général, la Direction des Ressources Humaines est chargée du recrutement des agents, de leur suivi RH et de leur formation comme du suivi de la consommation d'emploi et du dialogue social. Elle comprend une 20aine d'agents au 8ème étage. Elle est organisée en 3 départements : celui de la Gestion Prévisionnelle des Effectifs des Emplois et des Compétences (GPEEC) qui comprend le recrutement, le pilotage et la formation ; celui de la Gestion de la Vie Collective et Sociétale (GVCS) en charge du dialogue social, de la QVT et de la RSE et celui GACVA.

**Description du poste**:
L'assistant(e) de direction assure le travail de secrétariat de la DRH dont il constitue la porte d'entrée pour les agents tandis qu'il coordonne la diffusion des informations de la DRH vers les agents.

Il/elle assure aussi, avec le DRH, la transversalité de la DRH et le partage d'information en son sein par le portage de dossiers partagés et notamment celui autour des mouvements des agents ou encore celui de la synthèse des informations RH à destination des agents. Il/elle prend également en charge des dossiers en propre comme la référence DPI de la DRH ou la mise à jour du PCA.

Au-delà de la DRH, il/elle assure également le secrétariat de la CRCI.

Les activités principales seront les suivantes:
**Travail de secrétariat par**:

- Organisation de l'agenda du DRH et de la DRH notamment à partir de l'agenda redondant
- Préparation et organisation de réunions et des déplacements de son supérieur hiérarchique.
- Rédaction de documents, courriers, comptes-rendus, décisions
- Permanence téléphonique du DRH, filtre des appels téléphoniques, accueil des visiteurs
- Enregistrement et distribution du courrier et commandes des fournitures pour la DRH

**Préparation et suivi des mouvements des agents par**:

- Réalisation des Fiches Elise d'installation et de départs des agents
- Lien avec la DSN pour les accès des agents entrants et sortants
- Gestion des badges d'accès et des cartes de restauration

**Diffusion des informations vers les agents par**:

- Veille et mise à jour des informations sur l'Agora social Club dont l'organigramme
- Déploiement d'outils de communication : news-letter, info-RH
- Participation au comité de programmation de la communication
- Organisation des permanences de la MGAS et de la MGEN et information des agents

**Référent DPI de la DRH**:

- Suivre la MAJ des DPI pour les agents concernés de la DRH
- Faire le lien avec le service juridique

**Suivi du PCA**:

- Mettre à jour les coordonnées des agents et les organigrammes dégradés
- Assurer le lien avec DSPE

**Suivi de la CRCI Paca-Corse par**:

- Assister la Commission interrégionale de médiation PACA-Corse
- Réservation de salle et de places de parking lors des Commission de la CRCI
- Gestion des frais de déplacement et paiement des vacations des médiateurs

**Profil recherché**:
**Vos compétences**:
**Connaissances**

Maitrise des outils bureautiques
Maitrise des outils de communication
Environnement institutionnel et administratif
Règles administratives RH de base
Notions de base sur les dossiers traités par la DRH

**Savoir-faire**

Prise de notes
Rédaction de comptes-rendus et de synthèses
Gestion d'un chrono
Créer des outils pour faciliter l'activité du responsable et de la direction
Initiative

**Savoir-être nécessaire**

Disponibilité
Discrétion
Ecoute
Sens du relationnel
Sens du travail en équipe

**Informations complémentaires**:

- Lettre de motivation
- CV

**Contact**:

- Lettre de motivation
- CV