Un.e Assistant.e de Direction Auprès Du Directeur

Nantes Université recrute pour la direction de l’École d’ingénieurs Polytech Nantes
- J5X41- Adjoint en gestion administrative
Versant : Fonction publique d’État
Type de recrutement : Catégorie C, contractuel-le, CDD 1an renouvelable (article 4.2 Loi 84-16)

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

**Environnement et contexte de travail**

Polytech Nantes, grande école d’ingénieurs, membre du réseau des écoles Polytech, implantée à Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon, forme 1 750 étudiants et apprentis ingénieurs répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignants et enseignants-chercheurs exerçant au sein d’un des 8 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.

**Missions**

Placé.e auprès du directeur de Polytech Nantes, l’assistant.e de direction a pour mission principale la gestion des rendez-vous du directeur et de la direction resserrée (directeur, directeur-adjoint, secrétaire général.e) : prise de rendez-vous, réservations associées, organisation logistique. Il.elle assure la circulation d’informations avec l’équipe de direction.

**Activités principales**
- Gérer l’agenda du directeur : prise de rendez-vous et gestion des conflits d’agenda, filtrage des appels téléphoniques ;
- Gérer les déplacements (directeur et collaborateurs directs, ainsi que des personnels de
Polytech pour les assemblées générales et les assises du réseau Polytech) : ordres de
mission, réservations transport et hébergement, réservations de véhicules de service,
organisation logistique (réservation de salle, restaurant, etc.) ;
- Préparer les réunions / événements:

- réunions du directeur : historique de dossiers en lien avec la réunion, classement des
dossiers ;
- réunions d’initiative direction (comités de direction, conseils de l’école) en lien avec
la secrétaire générale : organisation logistique, préparation des dossiers, rédaction
du compte-rendu ;
- événements d’initiative direction (cérémonies des vœux, assemblée générale des
personnels, accueil des nouveaux arrivants) : négociations avec les fournisseurs,
organisation logistique ;
- Traiter les flux d’informations : gestion de la messagerie, du courrier et des parapheurs ;
- Assurer le suivi des achats effectués par carte achat.

**Profil recherché**
- Formation et/ou qualification : formation en assistanat de direction ou expérience de plusieurs années sur des fonctions d’assistant.e de direction
- Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif)

**Compétences et connaissances requises**
- Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : _

Accueil téléphonique et physique
Gestion d’agenda
Prises de notes et rédaction de comptes-rendus
Gestion, classement et archivage de l’information
Maîtrise des outils bureautiques
- Savoir-faire opérationnels : _

Utilisation des logiciels spécifiques à l’activité (messagerie, réservation de salles, réservation de transport et d’hébergement)
- Savoir-être : _

Discrétion
Sens de l’organisation
Diplomatie
Rendu-compte

**Nos atouts**:
Télétravail selon ancienneté
45 jours de congés annuels
Temps de travail 37h15
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail (transports en commun)
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié

Date de la commission de recrutement : semaine 6

Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible

**Contacts**:
Personne à contacter pour plus d’informations sur le poste : Line CHINCHOLE, secrétaire générale / line.chinchole[at]univ-nantes.fr

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 680,00€ à 1 969,0