Assistant.e de Direction

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant.e de direction

**Nature de l'emploi**:
Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

**Description du service**:
Prendre soin de la santé des Nantais-se-s dès le plus jeune âge, agir pour des environnements de vie favorables à la santé et favoriser l'autonomie de chacun-ne dans la construction de son bien-être est la vocation de la Direction Santé Publique (DSP).

**Description de la mission**:
Au sein de la Direction, vous assistez le Directeur dans ses missions. Vous participez à la bonne marche du service (suivi des dossiers en cours, organisation des agendas, gestion administrative de la direction, accueil des différents interlocuteurs internes ou externes)

A ce titre, vos missions s’articuleront autour des activités suivantes:

- ** Gestion de l’agenda du Directeur**:

- Vous organisez l'agenda du Directeur en fonction de ses priorités (prise de rendez-vous, réunions) et constituez en amont les dossiers pour les réunions, etc.
- Vous avez un rôle d’alerte (rappel des informations importantes) et veillez à la cohérence de l’agenda.
- Vous facilitez la circulation des informations en utilisant ou créant des outils adaptés (tels que Trello, Asana, Evernote).
- **Organisation des déplacements**:

- Vous réservez les billets (train, avion) en lien avec l’ Administration des Ressources Humaines (ARH) ainsi que les hôtels et/ou restaurants, etc.
- **Suivi des projets et activités de la direction**:

- Vous constituez et suivez les dossiers courants en relation avec la cellule de gestion et les services (pôle santé des populations et pole santé global de l’enfant).
- Vous préparez les dossiers dans le cadre du suivi des projets.
- Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers.
- **Organisation des réunions (comité de direction, comité de pilotage, colloques, etc)**:

- Vous planifiez les réunions et les événements ( envoi des invitations, réservation de salles adaptées, etc).
- Vous préparez et diffusez les ordres du jour ainsi que les supports de présentation.
- Vous participez aux séances (prise de note, rédaction et diffusion des comptes-rendus.)
- **Gestion du courrier**:

- Vous êtes en charge du courrier de la Direction (arrivée/départ, tri, suivi, classement et enregistrement via Postman).
- Vous mettez en forme et rédigez les projets de courrier du Directeur.
- Vous mettez à la signature les parapheurs et enregistrez le courrier transmis à la Direction et à l’Élue pour validation.
- Vous tenez à jour la liste de diffusion (mailings) dans le cadre des subventions aux associations, des conférences santé, et autres envois divers.
- Vous assurez la gestion de la boite contact DSP et de la boite contact santé des populations avec l’assistante du pôle santé des populations.
- **Participation au bon fonctionnement du service**:

- Vous réalisez une veille documentaire
- Vous mettez à jour l’arborescence de la direction.
- Vous évaluez les besoins en fourniture.
- Vous rédigez et mettez en forme des notes, rapports, compte rendus
- Vous mettez à jour le tableau prévisionnel des congés de l’ensemble de la direction.
- Vous participez à la mise sous pli des manifestations organisées par la DSP.
- Vous assurez ponctuellement le remplacement et/ou tuilage des assistantes des pôles pendant les congés.

**Profil (Compétences)**:
Vous êtes issu-e d’une formation spécialisée en secrétariat (niveau BAC+2 ), et/ ou vous disposez d’ une première expérience réussie sur un poste similaire au sein d’une collectivité.

Au delà de vos compétences professionnelles, vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre autonomie et votre sens de l’initiative et du service, vous disposez également de qualités relationnelles et rédactionnelles avérées.

Organisé.e, collaboratif. ve, vous savez gérer les priorités de votre activité et travaillez dans le respect de la confidentialité.

La maîtrise des outils informatiques est requise pour ce poste (Outlook, Pack libre office, Postman, logiciels spécifiques)

**Localisation du poste**:
**Lieu d'exercice des fonctions**:
Nantes

**Contacts et informations complémentaires**:
**Besoin d'informations sur le poste ?**:
Florian LAVOYER, Directeur
- Direction Santé Publique, 02.40.41.90.26

Sandrine GIRAUDET, Département RH, 02.52.10.81.29