Assistant.e de Direction

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons actuellement, un.e assistant.e pour la Direction des Bâtiments. Cette direction est chargée d’élaborer les programmes pluriannuels d’investissement et de maintenance sur le patrimoine départemental qui comprend les collèges publics, le parc immobilier du SDIS et celui des services du Département. Elle assure également la conduite d’opérations, la gestion immobilière et la coordination des actions en matière d’exploitation et de maintenance.
La Direction des Bâtiments travaille en étroite collaboration avec:

- La Direction Education Jeunesse et Sports (ayant en charge les collèges)

Le patrimoine dont est en charge la direction des bâtiments se réparti sur 300 sites, et se compose:

- Des collèges (452.000 m²)
- Du patrimoine départemental (278.000 m²)
- Du patrimoine du SDIS (93.000 m²)
Description du poste
Fonctions
En tant qu’assistant.e de la direction, vous serez placé.e sous l’autorité de la Cheffe du service administration et gestion immobilière. Vous serez chargé(e) en binôme avec une autre assistante, d’assurer de façon mutualisée les missions de secrétariat pour le directeur, le directeur adjoint et les 4 services de la direction
Missions générales
Fonction accueil
- Accueil téléphonique de la direction de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00
- Accueil téléphonique du Pôle par rotation avec les autres assistantes de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Accueil téléphonique et physique par rotation à l’accueil du bâtiment Cucillé 1.
- Accueil physique des visiteurs pour la direction

Fonction Administrative
- Assistance mutualisée pour l’ensemble de la direction : recevoir, filtrer, renseigner, voire transmettre : accueil physique, téléphonique et gestion des sollicitations via les boîtes de messagerie génériques
- Gestion du courrier papier et numérique déposé en Ged : réceptionner, tracer, dispatcher et préparer l’envoi
- Par rotation avec les autres assistantes du pôle, suppléance pour la gestion du courrier entrant pour le pôle avec diffusion vers les autres directions (DGTI-DGRD-DMG,)
- Suivi des courriers dans Post Office : réceptionner, dispatcher et suivre le traitement et le circuit jusqu’à la clôture
- Suivi des parapheurs électroniques et des parapheurs papier
- Suivi du chrono des courriers
- Suivi de la signature des élus en lien avec leurs assistant.es
- Avoir un rôle de garant de la qualité des productions par le respect des chartes graphiques, utilisation des nouveaux modèles, contrôle du fonds : cohérence entre différents écrits, orthographe, formule de politesse adéquate,
- Programmation et gestion des badges d’accès aux bâtiments (Salto)
- Organisation et planification des réunions de l’équipe (réunion de service, de direction) : réservation salle, matériel, convocation, ordre du jour et gestion des documents supports
- Gestion des agendas à la demande (directeur, directeur adjoint, chefs de services,)
- Gestion des calendriers : commissions permanentes, commissions d’appels d’offre, sessions, points élus,
- Gestion des contacts (logiciel « Partenaires », contacts de la direction)
- Préparation des dossiers des COPIL et points bâtiments
- Assistance administrative aux procédures de jury de concours
- Appui administratif à la gestion immobilière au sein du service
- Suivi des plannings de congés de la direction
- Classement des dossiers du directeur, du directeur adjoint,
- Gestion des fournitures administratives et approvisionnement consommables
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Contraintes particulières : Obligation de continuité de service de l’assistance mutualisée particulièrement pour certaines périodes de congés scolaires - congés par alternance et rotation avec l’autre assistante.
Télétravail limité à 1 jour par semaine.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité
- Bonne connaissance des logiciels Gedelib, Post office, Ixbus, Partenaires appréciée
- Très bonne maitrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint, Outlook, Teams ou OneNote.
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe (grand nombre d’interlocuteurs),
- Excellente organisation personnelle
- Capacité à travailler en binôme
- Facilité d’adaptation aux changeme