Secrétaire Pédagogique Adjoint de Département

**Employeur**:
**L’entreprise**

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
**Missions**:
Assurer la gestion administrative, humaine, financière des activités pédagogiques des services du Département : Pharmacie clinique, Pharmacocinétique et Toxicologie, Physiologie et Phamacodynamie, ainsi que la gestion administrative des activités de recherches des enseignants chercheurs rattachés au CRCM.

**Activités principales**:

- Accueillir, informer et orienter le public interne et externe; fournir les informations logistiques et accueil sur site.
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser; Classer et archiver.
- Gérer et dispatcher le courrier et les livraisons.
- Gestions des plannings et Réservations des salles sur AMeTICE en lien avec l’enseignant référent,
- Aide aux préparations des examens,
- Assurer la logistique et l’accueil administratif des divers personnels du service, incluant:

- la mise en relation le cas échéant avec les Ressources Humaines et le service des relations internationales d’AMU.
- Mettre en place et suivre les gratifications de stage des étudiants.
- Montage et suivi des dossiers de vacations pour les intervenants pédagogiques extérieurs à AMU
- Gestion des ordres de mission via l’outil Notilus.
- Gérer et anticiper les commandes pédagogiques et centraliser les demandes administratives incluant:

- Les demandes de devis en lien avec le référent commande du service / l’enseignant concerné,
- L’analyse et le traitement des demandes d’achat, vérification de l’éligibilité des dépenses,
- Création des fournisseurs, clients et agents via Sifac,
- Suivre le bilan financier des services en lien avec le département.
- Gérer les divers contrats hors-recherche (Protisvalor, AMU) du service et les commandes qui y sont liées.

En lien avec la gestionnaire du département
- Transmission des demandes d’achats et missions, suivi des commandes auprès des fournisseurs, accuser réception des commandes et transmission des bons de livraison
- Traiter, en collaboration avec l’agence comptable (service facturier) les opérations de régularisations (workflows, soldes de commandes,) en suppléance de la gestionnaire
- Suivre les états de restitutions (reste à livrer, reste à facturer) en suppléance de la gestionnaire
- Suivre les centres financiers de son périmètre de gestion
- Transmissions des demandes d’ordre de mission via l’outil Notilus
- Saisie état des frais pour transmission Conditions particulières d’exercice

Travail en présentiel, possibilité de télétravail 2 jours maximum par semaine en accord avec les chefs de services.

**Profil**:
**COMPETENCES REQUISES**:
**Connaissances et savoirs**:

- Maitriser l'expression écrite et orale ainsi que les modes de communication (électronique, téléphone) ;
- Savoir rédiger des notes, des comptes rendus de réunions ;
- Trier, hiérarchiser, classer les informations.
- Avoir un grand sens de l'accueil et du service public.
- Connaitre la réglementation relative aux études de pharmacie et de Technicien /préparateur en pharmacie et à la vie universitaire et à la formation continue ;
- Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur.
- Maitriser les logiciels bureautiques, et de gestion financière (SIFAC, NOTILUS )
- Suivre les formations nécessaires à la prise de poste

**Savoir-faire**:

- Savoir saisir, mettre en forme et éditer des documents
- Savoir communiquer (accueil physique, téléphone, messagerie électronique)
- Savoir travailler en équipe

**Savoir-être**:

- Capacité d’adaptation, rigueur et sens de l’organisation
- Savoir gérer son activité́ dans un calendrier
- Savoir partager l’information, transférer des connaissances et rendre compte

**Un processus de recrutement fluide et transparent**:
**Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé**:

- **Une flexibilité du travail** : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- **Un équilibre** **des temps de vie** : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- **Un accompagnement personnalisé** pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social**Se