Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion

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**ASSISTANTE**:
**ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)**
**ET DE GESTION**

(Cadre d’emploi des **adjoints administratifs territoriaux**)

**IDENTIFICATION DU POSTE**:

- **Localisation fonctionnelle** : Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique** : Direction de l’insertion de l’emploi et de l’habitat
- **Affectation**: Mission ressources et coordination
- **Taux du poste **:100%
- **N° Poste**: 10382
- **Télétravail**: classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l’organisation du service

**FINALITÉ DU POSTE:
Placée sous l’autorité de la Directrice Insertion emploi habitat, l’assistant(e) administratif(ve) assiste les cadres des
services dans les tâches organisationnelles et administratives. Il/Elle peut également venir en appui administratif
de missions plus transversales confiées à la Direction. L’assistant(e) administratif(ve) travaille en lien avec l’équipe
d’encadrement de la direction, et en fonction des besoins avec les agents.

**_Dans le cadre des travaux et de l’organisation en cours de la Direction insertion, emploi habitat, les missions _**
**_sont susceptibles d'évoluer._**
**MISSIONS PRINCIPALES**:
**Accueillir et informer**
- Assurer l’accueil et le filtrage téléphonique et physique de la Direction-Adjointe,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Être un relai pour la direction et les services.

**Gestion administrative**
- Réceptionner le courrier, le tamponner et l’affecter,
- Procéder aux mises sous pli, affranchissement, aux envois,
- Procéder à l’enregistrement des courriers et/ou documents, parapheurs « entrants et
- sortants »,- Classothèque ARSA : classement, désherbage et archivage,
- Participer aux travaux d’archivage de la Direction,
- Organiser, participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus de réunions,
- Gestion administrative des paiements:
Mise en paiement de factures et conventions
Rédaction de certificats de paiement
Mise à jour des suivis de paiement
Classement des pièces de liquidation
- Appui administratifs aux services,
- Appui administratif à la gestion des dossiers de surendettement, prévention des expulsions et

préparation des dossiers pour les managers et suivi des échéances (surendettement FSL et prévention
des expulsions, Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions, Pôle
Départemental de Lutte contre l’Habitat Indigne, Mise en jeux Fonds Social Logement etc.)

**Statistiques**:

- Recherche et/ou extraction de données dans fichiers xls et logiciels métiers,
- Tri de données et tableaux croisés xls,
- Saisie de données dans supports existants (Détail “fichier mission” envoyé par mail).

**Organisation et logistique**:

- Réaliser des réservations de salles et de matériels,
- Recueillir et identifier tous les problèmes de maintenance (locaux, bureautique, informatique ), alerter
- les services,concernés et gérer le suivi des interventions,- Suivre l’état des fournitures de l’ensemble de la direction-adjointe (besoins, commandes, budget).

**COMPÉTENCES REQUISES**:
**Savoir-faire** **Savoir-être** **Connaissances**
- Accueillir téléphoniquement - Aisance relationnelle - Différentes procédures
et physiquement le public et - Capacité d’adaptation administratives en vigueur,
les partenaires - Disponibilité - Dispositifs mis en œuvre au
- Adapter sa communication - Réactivité sein la DIEH
(selon le public et la - Respect des délais - Organisation et
situation) - Rigueur et sens de fonctionnement de la
- Utiliser les outils l’organisation collectivité

bureautiques standards - Secret et discrétion - Enjeux et projets de la
- Maîtriser l’orthographe, la professionnels
- collectivité
syntaxe et l’expression orale - Sens du travail en - Outils bureautiques : Drive,
- Prendre des notes équipe Logiciels Word, Excel,
- Rédiger des comptes rendus Powerpoint
- Respecter les différentes - Applications métier : Solis
- procédures internes Boxi - Déclik
- Rendre compte et alerter - Outils de communication
- numériques- Techniques de secrétariat

**CONDITIONS D’EXERCICE**:

- BTS SP3S ou équivalent,
- Expérience dans le domaine du social et administratif requise.

**CONTACT**:
Service recrutement : Mathilde THIOU : 02.54.58.54.59

**CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.