Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion

**Identification du poste**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Direction de l’insertion de l’emploi et de l’habitat
- **Affectation**: Mission ressources et coordination
- **Taux du poste **:100%
- **N° Poste**: 10382
- **Télétravail**: classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l’organisation du service

**Finalité du poste**:
Placée sous l’autorité de la Directrice Insertion emploi habitat, l’assistant(e) administratif(ve) assiste les cadres des services dans les tâches organisationnelles et administratives. Il/Elle peut également venir en appui administratif de missions plus transversales confiées à la Direction. L’assistant(e) administratif(ve) travaille en lien avec l’équipe d’encadrement de la direction, et en fonction des besoins avec les agents.

**_ Dans le cadre des travaux et de l’organisation en cours de la Direction insertion, emploi habitat, les missions sont susceptibles d'évoluer._***

**Missions principales**:
**Accueillir et informer**
- Assurer l’accueil et le filtrage téléphonique et physique de la Direction-Adjointe,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Être un relai pour la direction et les services.

**Gestion administrative**
- Réceptionner le courrier, le tamponner et l’affecter,
- Procéder aux mises sous pli, affranchissement, aux envois,
- Procéder à l’enregistrement des courriers et/ou documents, parapheurs « entrants et sortants »,
- Classothèque ARSA : classement, désherbage et archivage,
- Participer aux travaux d’archivage de la Direction,
- Organiser, participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus de réunions,
- Gestion administrative des paiements:
Mise en paiement de factures et conventions

Rédaction de certificats de paiement

Mise à jour des suivis de paiement

Classement des pièces de liquidation
- Appui administratifs aux services,
- Appui administratif à la gestion des dossiers de surendettement, prévention des expulsions et préparation des dossiers pour les managers et suivi des échéances (surendettement FSL et prévention des expulsions, Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions, Pôle Départemental de Lutte contre l’Habitat Indigne, Mise en jeux Fonds Social Logement etc.)

**Statistiques**:

- Recherche et/ou extraction de données dans fichiers xls et logiciels métiers,
- Tri de données et tableaux croisés xls,
- Saisie de données dans supports existants (Détail “fichier mission” envoyé par mail).

**Organisation et logistique****:

- Réaliser des réservations de salles et de matériels,
- Recueillir et identifier tous les problèmes de maintenance (locaux, bureautique, informatique ), alerter les services,concernés et gérer le suivi des interventions,
- Suivre l’état des fournitures de l’ensemble de la direction-adjointe (besoins, commandes, budget).

**Conditions d’exercice**:

- BTS SP3S ou équivalent,
- Expérience dans le domaine du social et administratif requise.

**Compétences requises**:
**Savoir-faire/**
- Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires
- Adapter sa communication (selon le public et la situation)
- Utiliser les outils bureautiques standards
- Maîtriser l’orthographe, la syntaxe et l’expression orale
- Prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus
- Respecter les différentes procédures internes
- Rendre compte et alerter

**Savoir-être/**
- Aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation
- Disponibilité
- Réactivité
- Respect des délais
- Rigueur et sens de l’organisation
- Secret et discrétion professionnels
- Sens du travail en équipe

**Connaissances/**
- Différentes procédures administratives en vigueur,
- Dispositifs mis en œuvre au sein la DIEH
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Enjeux et projets de la collectivité
- Outils bureautiques : Drive, Logiciels Word, Excel, Powerpoint
- Applications métier : Solis - Boxi - Déclik
- Outils de communication numériques
- Techniques de secrétariat