Agent Administratif

PROVENCE FORMATION, association Loi 1901 sous contrat avec l’état, spécialisé dans l’enseignement **en initial et en apprentissage**, recherche un(e) assistant(e) polyvalente pour son CENTRE DE FORMATION situé à Aix en Provence, au sein du LYCEE CELONY.

Basé à Aix en Provence au sein d'une équipe de 10 personnes, en lien direct avec le Responsable du Dispositif Formation, et sous l’autorité du Chef d’Etablissement, l’assistant(e) aide à gérer et développer l’activité du CENTRE DE FORMATION CELONY pour l’ensemble des formations en alternance et en initial dont il a la charge. Véritable interface entre les apprenants, les formateurs et les entreprises, vous aurez notamment pour missions:
**Activités principales**
- Accueil et standard
- Gestion des appels
- Prend en charge la personne de l’élève au sein de l’établissement hors des temps de face à face pédagogique.
- Gère des maux anodins ; informe son responsable des problèmes les plus délicats
- Organisation des cours
- Réalisation et mise en forme des documents de rentrée (Livret d’accueil, trombinoscopes, règlements intérieurs )
- Préparation des emplois du temps
- Gestion des salles
- Organisation des examens blancs
- Organisation des conseils de classe
- Organisation des comités pédagogiques
- Réalisation des bulletins de notes
- Organisation des rattrapages et des évaluations
- Organisation des visites de suivi en entreprise, conservation des compte rendus de visite
- Gestion des alternants
- Elaboration des documents pour les contrats d’apprentissage : planning, modulation de durée, planning avec entrée en apprentissage hors cycle de formation, programme
- Gestion et saisie des absences des apprentis
- Gestion des ruptures de contrat selon procédure PF
- Mise en place de l’élection des délégués des alternants, conservation des CR des élections
- Remise des cartes Etudiants des Métiers
- Inscription aux examens et demande d’habilitation à pratiquer le CCF, si besoin
- Suivi de la saisie des notes par les formateurs
- Saisie et transfert des documents administratifs sur la plateforme numérique OF - MyPf - Drive Partagé
- Constitution des dossiers avec les documents à destination des institutions (enquêtes du rectorat, InserJeunes ). Transmission des enquêtes IVA
- Gestion des financeurs
- Constitution des dossiers (OPCO ou publics) : proposition commerciale (devis), programme, convention de formation, Cerfa, signature des documents contractuels, demande de prise en charge - pour enregistrement du contrat
- Constitution des dossiers des maitres d’apprentissage ou tuteur - conditions légales
- Réponses aux enquêtes et leur traitement
- Envoi des bulletins de notes, CR des comités pédagogiques aux entreprises
- Gestion des salariés et formateurs
- Transmission à la DG des absences des formateurs
- Transmission anticipée à l’OF des mouvements des salariés rattachés à l’alternance
- Collecte des CV, réalisation et mise à jour de la CVthèque Formateur
- Transmission DG des heures de présence Formateur selon outil fourni par la DG
- Demandes d’autorisation d’enseigner (ou cumul d’activités)
- Evaluation des formateurs
- Communication et activités diverses
- Communication auprès des maîtres d’apprentissage (changement de planning, période de vacances, périodes de partiels, remise des diplômes )
- Renseignement et saisie des données nécessaires aux bilans (conseils de perfectionnement)
- Participation à la mise en place de la démarche qualité visant la certification unique des OF et CFA

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 961,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel