Gestionnaire de Scolarité

**ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL**

**L’université Jean Monnet**

Université pluridisciplinaire membre de la COMUE « Université de Lyon », l’Université Jean Monnet offre une gamme large de formations en phase avec la société actuelle et son territoire en mettant en avant une recherche de qualité. Organisée autour de 4 sites stéphanois et d’un site roannais, l’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. 5 facultés, 3 instituts, 1 département d’études politiques et territoriales, 1 école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.

**La Faculté de sciences humaines et sociales** de l’Université Jean Monnet regroupe cinq départements de formation et quatre laboratoires de recherche autour de l’histoire, la géographie, la sociologie, les sciences de l’éducation et les sciences du patrimoine.

La Faculté de sciences humaines et sociales accueille 1800 étudiants répartis dans 4 licences générales, une licence professionnelle, 13 parcours de masters dont un master international, un master en formation continue, un master de préparation au professorat des écoles et un master de préparation au concours de professeur du second degré Histoire-Géographie.

La Faculté de sciences humaines et sociales compte sur une équipe composée de 40 enseignant.es-chercheur.es titulaires, 250 enseignants vacataires, 24 personnels administratifs dont 9 affectés dans les 4 laboratoires rattachés à la composante (Centre MAX WEBER, EVS-ISTHME, LEM CERCOR, Éducations-Cultures-Politiques).

Le service administratif de la Faculté de sciences humaines et sociales comporte trois services en dehors de ses laboratoires rattachés : l’Accueil et la Gestion des Enseignants, le service Scolarité et le service Finance-Comptabilité.

**POSITIONNEMENT**:
Placé.e sous la responsabilité de la responsable du service de Scolarité, le/la gestionnaire de scolarité assurera la gestion de la scolarité d’une filière.

**MISSIONS**:
Les missions du.de la gestionnaire de scolarité seront les suivantes:
**ACTIVITES**:
**I - Accueillir et informer**

Accueillir et informer le public sur l'offre de formation des filières proposées
- Coordonner les réunions de rentrée et d'information à destination des étudiants,
- Renseigner, orienter les demandes des usagers vers les structures/ les services compétents,
- Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation.

**II - Gérer la scolarité des étudiants**
- Créer les dossiers étudiants et en assurer le suivi : réaliser les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes,
- Traiter et gérer les demandes d'équivalence, dispense d’assiduité et de transfert,
- Contrôler l’assiduité des étudiants (Bourses) et gérer les justificatifs d'absence.

**III -Organiser les enseignements - les examens
- les stages**
- Structurer les enseignements de chaque année d'études, modéliser les modalités de contrôle des connaissances sur le logiciel dédié,
- Constituer les groupes de Travaux Dirigés,
- Etablir le calendrier des épreuves d’examen (contrôles continus ou terminaux), des sessions de rattrapage,
- Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens (copies, procès-verbaux d'examens, salles, sujets),
- Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap,
- Organiser les jurys d’examens et établir les procès-verbaux de délibérations,
- Validation des conventions de stages de la filière en lien avec le service accueil.

**IV - Activités spécifiques**
- Participations aux commissions paritaires
- Participation à toute activité commune de l’équipe
- Participation à l’organisation d’évènements : forums, salons, journées portes ouvertes
- Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
- Publications sur le réseau Linkedin
- Publications sur le site Internet de la faculté d’informations liées à l’activité
- Archivage

**COMPETENCES PROFESSIONNELLES**

**Savoirs**:

- Connaître les principes d'organisation et de fonctionnement de l'Université (Organigramme, statuts et missions des services de l'UJM)
- Maîtriser la règlementation et les procédures de scolarité ; connaître l'offre de formation de la composante.

**Savoir-faire**:

- Savoir organiser une action et gérer les dossiers ; savoir analyser, anticiper et organiser une situation de travail donnée
- Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

**Savoir être**:

- Travailler en autonomie
- Disposer d'une capacité d'adaptation à son poste de travail
- Être réactif
- Anticiper et hiérarchiser l’importance des tâches à réaliser
- Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation
- Être polyvalent
- Être ponctuelle
- Av