Adjoint Administratif Espace Patients/visiteurs

**AGENT AFFECTE A L’ESPACE PATIENTS-VISITEURS**

**FONCTION**

**Statut**:
Adjoint administratif non cadre.

**Qualifications requises (diplômes)**:
Niveau Baccalauréat.

**Lieu d’exercice**:
Centre Hospitalier de Trévoux, Espace Patients-Visiteurs.

**Responsable hiérarchique (fonction du responsable du premier niveau hiérarchique)**:
Responsable de l’Espace Patients-Visiteurs.

**Responsable fonctionnel (fonction du responsable)**:
Responsable des Finances Trévoux.

**Liaisons fonctionnelles (services, organismes ou personnes internes et externes avec lesquels** **le titulaire a des relations professionnelles)**:
En relation avec les patients et les usagers.

En relation avec l’ensemble des unités de soins.

En relation avec la Direction des Services Numériques de Territoire (DSNT).

En relation avec les Services Administratifs.

En liaison avec les partenaires extérieurs (CPAM, Mutuelles, Pompes Funèbres, Concession télévisions).

En relation avec le Trésor Public.

En relation avec le Département d’Information Médicales.

En relation avec le Service Financier.

En relation avec les Assistantes Sociales.

**POSTE**

**Définition du poste (résumé rapide du poste)**:
L’agent est chargé de l’accueil physique et téléphonique, de la gestion des dossiers patients, de la facturation des séjours et du suivi de contentieux.

**Missions générales (principales tâches)**:
Missions à caractère relationnel:
Accueil physique des personnes (patients, usagers, familles, etc.).

Accueil téléphonique des appels reçus au Centre Hospitalier (connaissance de la typologie des services et de la liste des personnels et patients présents).

Orienter les personnes (usagers, visiteurs, ambulanciers, intervenants extérieurs, etc.).

Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.) dans son domaine d’activité.

Accueil des familles en vue de réaliser les procédures administratives de déclaration de décès.

Missions à caractère technique:
Procéder à la création dans le système d’information des dossiers d’admission et de pré-hospitalisations.

Recueil et collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d’activité et saisie informatique des renseignements administratifs en vue de la création des dossiers administratifs.

Suivi et réalisation des mouvements dans le système d’information des patients de leur entrée à leur sortie.

Contrôler les dossiers administratifs : s’assurer de la bonne prise en charge de Sécurité Sociale et de Mutuelle.

Réaliser des demandes de prises en charges et leur suivi.

Alerter son responsable hiérarchique, l’assistante sociale ou la Direction si absence de prise en charge mutuelle.

Numérisation de documents.

Facturation des dossiers d’hospitalisation.

Traitement du contentieux dans son domaine d’activité.

Suivi et traitement des rejets de facturation.

Gestion du planning de la chambre mortuaire.

Encaissements des transactions financières via la Régie - suivi et facturation des Régies.

Gestion du courrier interne au service.

Gestion et suivi de la téléphonie patients.

Gestion et liquidation des factures adressées par les intervenants extérieurs en lien avec les services de soins et le service financier (Etablissements hospitaliers, sociétés d’ambulances, laboratoires, cabinets médicaux et paramédicaux ).

**Aptitudes et savoirs requis**:
Savoir utiliser un standard.

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.

Posséder des connaissances professionnelles sur:
Ø La législation en matière de couverture sociale

Ø Le fonctionnement des organismes complémentaires

Ø Les règles de prise en charge et de facturation

Ø Les règles d’identitovigilance

Ø Les logiciels informatiques utilisés : environnement Windows - PASTEL - MAGH2 - CHORUS PRO

Posséder des qualités relationnelles, d’écoute et de travail en équipe.

Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et savoir gérer son temps.

Identifier / analyser des situations d’urgence et définir des actions.

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle.

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement.

Renseigner des personnes au regard de son métier.

S’exprimer en face-à-face auprès d’une ou plusieurs personnes.

S’exprimer en public.

Savoir mener l’entretien du patient ou de l’usager reçu.

Savoir gérer l’attente éventuelle des autres usagers - gestion des conflits.

Esprit positif.

Veiller à la bonne saisie des identités.

**CONDITIONS DE TRAVAIL**

**Moyens mis à disposition (matériels spécifiques)**:
Matériel informatique.

Informations générales (nouvelles réglementations, n