Secrétaire médical(e)

POSTE PROPOSÉ

Secrétaire médical(e) - service drépanocytose

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).

Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON

Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d'USLD et 120 places d'EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD.

Identification du poste

o Fonction et Localisation du Poste

• Fonction : Secrétaire médical(e)
• Localisation : Poste basé sur le CHSF dans le service drépanocytose

o Position dans la structure

• Rattachement hiérarchique :

Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue

Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux

• Liaisons fonctionnelles :

Chef de Pôle Cadre de Pôle Chef de Service Cadre de Service Equipe de soins

Les différents acteurs et services de l'hôpital et hors institution

o Présentation du service

Hôpital de Jour pédiatrique et multidisciplinaire Consultations pédiatriques et adultes

• Temps de travail : Plage horaire définie sur la base de 37h30 par semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF.

Missions du poste

1. Accueil

• Accueillir physiquement les patients adultes et pédiatriques et adapter sa communication
• Gérer les appels téléphoniques internes et externes (patients et professionnels)
• Respecter les règles d'identito-vigilance et mettre à jour les coordonnées des patients

• Accueil téléphonique

• Gestion des rendez-vous

• Prise de rendez-vous téléphonique avec explications des protocoles si nécessaire

• Prise de rendez-vous physique avec explications des protocoles si nécessaire
• Gestion des annulations des rendez-vous physiques et téléphoniques
• Appeler chaque patient pour leur rappeler leur RDV (consultation et HDJ)
• Gérer les RDV en fonction des jours de présence de l'IDE / des médecins référents
• Constituer le dossier de l'HDJ et transmettre aux programmatrices adultes et pédiatriques
• Organiser les prises en charge pluridisciplinaires (prise de RDV examens complémentaires)

• Programmer les différents rendez-vous en fonction des médecins référents

• Gestion du dossier patient

• Création du dossier

• Signalement des modifications d'identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (Cf. Charte identito-vigilance)
• Classement des examens
• Rechercher les dossiers aux archives

• Tenir à jour le dossier patient (résultats d'examens, radio )

• Gestion de documents dactylographiques

• Saisir les comptes rendus médicaux des patients de l'HDJ et des consultations

• Participation à l'élaboration des différents formulaires (création et mise à jour)

• Impression avec validation informatique des médecins

• Autres activités

• Connaitre les spécificités des prises en charges de l'adulte et de l'enfant drépanocytaire et la prise en charge des patients en fonction de leur parcours de soin

• Appeler les patients pour leur rappeler leur RDV (consultations adulte et enfant ainsi que rendez-vous avec la psychologue)
• Mettre à jour les listings de patientèle adulte et pédiatrique de la filière
• Gérer les dépistages (création du dossier type, envoi de la fiche au CRDN, gestion des RDV systématiques etc)
• Constituer la demande d'HDJ et transmettre aux programmatrices
• Rédiger les certificats/documents sociaux demandés par les patients et/ou l'assistante sociale
• Aider à l'organisation des groupes ETP ou groupe de paroles (appels des patients en amont pour élaborer les groupes, rappels des patients, envoi des courriers de convocation etc)
• Participer à certaines réunions : réunions filière tous les deux mois, réunions transition, réunion organisationnelles pédiatriques
• Travailler en équipe pluridisciplinaire à l'élaboration des projets filière (journées éducation thérapeutique du patient, journée de la drépanocytose, journées de formation etc

o Risques professionnels cf document unique

Particularités de la fonction

o Compétences requises

• Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
• Participation aux formations obligatoires et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations

o Connaissances particulières

• Connaissance du fonctionnement hospitalier public
• Connaissance de la terminologie médicale
• Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers
• Connaître les spécificités des prises en charge de l'adulte et de l'enfant drépanocytaire

o Qualités professionnelles

• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Réactivité, esprit d'initiative
• Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle
• Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariat

PERSONNE À CONTACTER

Madame Mathilde LABOURIER

Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue

ETABLISSEMENT

Centre Hospitalier Sud Francilien

40 avenue Serge Dassault

91106 Corbeil-Essonnes