Assistant de Direction

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationDirection de sitePrésentation du service Composition de l'équipe: -Directrice Mme E. GUILLAUME - Secrétaire assistante de direction Vos missions - Assister le Directeur du site - Assurerla fonction de coordination générale - Gérer l'interface avec la commission spécialisée - Gérer l'agenda, le courrier, l'accueil physique et téléphoniquede la direction de site - Planifier les réunions et gérer le suivi des congés des équipes de la direction - Recevoir et diffuser les congés des administrateurs de garde en second - Diffuser les rapports des administrateurs de garde journaliers - Planifier et diffuser les astreintes des cadres DMU lors des week-end - S'occuper de la gestion des fournitures - Reproduire et diffuser les documents - Organiser et suivre lesréunions en présence de la directrice et des organisations syndicales - Élaborer le calendrier prévisionnel de la FSL pour l'année en cours - Participer aux instances de la FSL et gérer les DGI - Participer à la visite d'inspection de la FSL, prise de note, rédaction du compte -rendu - Organiser les réunions d'encadrement du site et paramédicales, réunion comité locale de site, etc. - Planifier les cellules de crise - Organiser les cérémonies en lien avec la direction et les chargés de la communication - Gérer les saisines de psychiatrie, les collèges pluridisciplinaires de psychiatrie et du CMP d'Ivry et les retours de CR des visites d'inspection de la commission communale de sécurité Vous êtes amené notamment à : - Assurer les demandes d'interventions auprès du service technique - Préparer les salles lors d'évènement des réunions GH sur site Profil recherché Formations et/ou qualifications requises : - Bac +2 - Expérience requise en services administratifs hospitaliers en secrétariat de direction - Maîtrise Pack Office : Word, Excel, Power Point, Outlook - Connaissances Logiciels GESTIME et HRA Ce poste est fait pour vous si : - Vous disposez de connaissances des logiciels GESTIME et HRA - Vous êtes rigoureux et méthodique - Vous faites preuve de discrétion, diplomatie et vous disposez de compétences relationnelles et organisationnelles - Vous analysez les situations rapidement - Vous êtes doté d'un esprit d'initiative et de travail en équipe Rejoignez notre équipe pour partager vos compétences et votre enthousiasme Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09h00 - 16h30 Repos week-ends et jours fériésTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Avantages liés au statut et à la fonction : - Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) Aide à l'installation et au logement : - Aide à l'installation versée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux : - Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Place en crèche selon disponibilités - Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos - Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste - permanent - Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas, etc.) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses, etc.) - Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Accès à l'espace détente Description de l'hôpitalSitué à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique). Référence de l'offre2