Directeur des services de greffe judiciaires

Le tribunal judiciaire de Dijon, juridiction de groupe 2, est le siège de l’arrondissement judiciaire de Dijon qui correspond au département de la Côte d’Or (120 agents-45 magistrats)

Le directeur des services de greffe exerce des fonctions d’encadrement, de direction, d’administration, de conception, d’animation et de coordination dans les greffes des juridictions.

Il exerce des attributions judiciaires qui lui sont conférées par les lois et règlements, par le code de l'organisation judiciaire, le code du travail et les textes particuliers.

Sous l’autorité du directeur de greffe, le directeur responsable de service dirige les services dont il a la charge au sein de la juridiction en définissant et en mettant en œuvre les moyens nécessaires pour assurer leur bon fonctionnement.

Le chef de service du pôle famille encadre les services suivants : affaires familiales, tribunal pour enfants et nationalités.

A ce titre, le chef de service encadre les personnels de greffe et veille au bon fonctionnement des services.

Certaines activités en lien avec la gestion de ses services lui sont déléguées (cf infra).

Textes de référence : Décret n°2015-1273 du 13 octobre 2015 ; art. R-123-4, R.123-5, à  R.123-8 du COJ

Le chef de service du pôle famille est également le binôme du chef de service des services civils et le remplace en cas d’absence sur l’intégralité de ses missions.

Les missions listées dans cette fiche ne sont pas exhaustives et peuvent connaitre des évolutions liées à l’activité, à l’environnement professionnel ou aux nécessités de service.

I. Direction / Administration / Gestion

1 Organisation et coordination du service
• Animer l’équipe, conduire des réunions périodiques
• Contrôler les activités déléguées
• Gérer les conflits et arbitrer

2 Contrôle et évaluation de l’activité du service
• Visiter et contrôler le service, fixer des objectifs
• Mettre en place des outils d’évaluation qualitatifs et quantitatifs, évaluer les résultats, définir des actions correctives
• Expertiser et établir des états des lieux

3 Elaboration de projets de service :
• Définir un projet de service
• Mettre en place le suivi et l'évaluation du projet
• Rendre compte des résultats

4 Élaboration et tenue de tableaux de bord
• Créer et actualiser des tableaux de bord
• Analyser les données statistiques du service

5 Rédaction de rapports, notes et courriers divers

II. Ressources humaines / Formation

1 Gestion du temps de travail

• Élaborer les tableaux de permanences et de congés, gérer les autorisations d’absence et tout autre congé statutaire
• Vérifier la compatibilité du temps partiel avec la continuité du service public
• Vérifier et valider les heures supplémentaires

2 Gestion des effectifs
• Évaluer la charge de travail, définir les besoins et affecter en conséquence les effectifs
• Anticiper les mouvements prévisibles (mutations, retraites, congés divers…) et en informer la direction de greffe

3 Gestion des compétences
• Mettre en adéquation les compétences des agents avec les besoins du service
• Établir des fiches de poste

4 Évaluation des personnels
• Conduire les entretiens professionnels et évaluer les personnels

5 Gestion de la formation
• Recenser les besoins, prioriser les demandes, les traiter dans Harmonie

6. Accueil et gestion des nouveaux arrivants et stagiaires
• Organiser l’accueil au regard des conditions matérielles et informatiques
• Planifier le parcours de formation dans le service
• Effectuer un suivi de l’intégration des nouveaux arrivants
• Restituer ses observations sur les stagiaires en vue de leur évaluation

III. Logistique / Fonctionnement

1 Prévention des risques liés à l’hygiène, la sécurité et la sûreté
• Signaler tout incident dans les registres adéquats et aux référents SST/correspondants locaux de sûreté

2 Gestion de la sécurité des données
• Contrôler les habilitations et accès aux logiciels métiers
• Effectuer un suivi des Marianne

3 Gestion et suivi des matériels, équipements, mobiliers et fournitures

4 Gestion et conservation des minutes et archives du service

IV. Droit et procédure

1 Nationalité
• Relire et signer les récépissés, refus et certificats de nationalité française

2 Délégations d’autorité parentale
• Réceptionner, vérifier et enregistrer les déclarations

3 Etablissement de certificats européens

4 Suivi de l'actualité législative et réglementaire nationale, européenne et internationale

Nombre d'agents à encadrer : 15

Votre hiérarchie:

La directrice de greffe du tribunal judiciaire de Dijon

Vos interlocuteurs métiers:

Les agents et magistrats du service ; les chefs de juridiction, le directeur de greffe, les chefs de services, les auxiliaires de justice, les usagers du service public, les partenaires institutionnels.

Organisation du travail:
Charte des temps du TJ Dijon ; cycle de travail hebdomadaires de 37H30

Restauration:
Restaurant administratif à proximité de la juridiction (Ecole nationale des greffes), cafétaria sur place

Accessibilité en transport / Parking: 
Transports en commun. Parking interne au palais de justice.

Groupe IFSE : 4

Connaissances :

Procédure civile
Procédure pénale
Organisation judiciaire et administrative
Statut général de la fonction publique
Outils bureautiques
Applicatifs métiers

Savoir-faire :

Encadrer et animer d’une équipe
Conduire des entretiens
Créer, alimenter et analyser des tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Transmettre une information juridique et/ou procédurale
Maintenir une veille juridique
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Travailler en équipe
Organiser sa propre charge de travail
Rendre compte de son activité

Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de pédagogie
Être autonome
Être réactif 
Faire preuve de polyvalence
Avoir le sens de l’organisation
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de rigueur
Savoir anticiper

Tout agent de catégorie A extérieur au ministère de la Justice qui souhaite candidater par la voie du détachement doit impérativement transmettre les documents suivants :

- fiche de candidature (document à solliciter auprès du recruteur), à remplir manuellement ;

- curriculum vitae ;

- lettre de motivation ;

- dernier arrêté d'avancement d'échelon ;

- trois derniers comptes rendus d'entretien professionnel ;

- état des services.

Pour tout renseignement ou candidature, s'adresser à :

Séverine ALZUAGA, directrice de greffe – dg.tj-dijon@justice.fr