Directeur des services de Greffe

Vous serez affecté(e) au tribunal judiciaire de Pau.

Le tribunal judiciaire de PAU est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.

Il se situe dans un bâtiment historique où se situent également la Cour d’appel et le service administratif régional. Le Tribunal judiciaire se compose également d’une annexe située à proximité des Halles, consacrée aux activités civiles et commerciales.

C’est une juridiction qui se situe dans le département des Pyrénées-Atlantiques. Ce département compte deux tribunaux judiciaires à Bayonne et Pau, et un tribunal de proximité à Oloron-Sainte-Marie. La population du ressort du tribunal judiciaire est d’environ 329000 habitants.

Département bordé par l'Atlantique et les Pyrénées, les Pyrénées-Atlantiques sont un département où il fait bon vivre. La ville de Pau, qui possède un aéroport international et une gare TGV, est située par voie routière à 30 minutes de Tarbes, à 1 h 00 de Bayonne, à 1 h 30 de la frontière espagnole et par voie aérienne à 1 h de Paris.

Depuis la création des tribunaux judiciaire, la juridiction comporte statutairement 21 magistrats du siège, 7 magistrats du parquet et 81 fonctionnaires.

Le chef du service civil encadre les personnels de greffe de la chaîne civile
et veille au bon fonctionnement de ceux-ci. Il appartient au corps des directeurs des services de greffe judiciaires.

Il a en charge les domaines d'activité que le directeur de greffe lui attribue.

Composition et effectifs du service de greffe civil

Votre hiérarchie

N+1 : directeur fonctionnel de greffe

Vos interlocuteurs métiers

·         Les magistrats du siège ;

·         Les juges non professionnels de la juridiction ;

·         Les collaborateurs occasionnels du service public de la justice

·         Les usagers du service public ;

·         Les partenaires institutionnels.

….

Vos missions principales :

1- Direction/Administration/Gestion

1-1 Organisation et coordination des services

·         Animer les équipes ;

·         Conduite des réunions périodiques d'information et de travail ;

·         Contrôler les activités déléguées ;

·         Gérer les conflits et arbitrer.

1-2 Contrôle et évaluation de l'activité des services

·         Fixer les objectifs ;

·         Mettre en place les résultats par rapport aux objectifs fixés et aux flux ;

·         Engager les résultats par rapport aux objectifs fixés et aux flux ;

·         Engager les actions correctives ;

·         Expertiser et établir des états des lieux.

1-3 Mise en œuvre des projets de service

·         Proposer, participer à l'élaboration et accompagner les projets ;

·         Rendre compte des résultats.

1-4 Rédaction des rapports, notes et courriers.

1-5 Analyse des données statistiques des services :

➢      tableau de bord mensuel (données Wincitgi JCP/CCP/AJ/TPOloron + données JAF par cabinet)

➢      tableau trimestriel CA PAU

➢      indicateurs mensuels, trimestriels, et annuels (civil, TE, CIVI)

➢      rentrée solennelle, outilgreffe, enquêtes 

➢      tableaux de suivi d'activité par service, demandes particulières des magistrats

2- Ressources humaines/Formation

2-1 Gestion du temps de travail

·         Elaborer les tableaux de permanences et de congés, gérer les autorisations d'absence et les congés

statutaires.

2-2 Gestion de l'activité des services

·         Evaluer et répartir les charges de travail ;

·         Anticiper les mouvements prévisibles en informant le directeur de greffe ;

2-3 Gestion des compétences

·         Mettre en adéquation les compétences des agents avec les besoins des services ;

·         Etablir des fiches de postes à partir du référentiel des métiers et des compétences de greffes en collaboration avec les agents.

2-4 Evaluation des personnels :

·         Conduire les entretiens professionnels ;

·         Evaluer les personnels.

2-5 Organisation des tutorats/validation de formations.

3- Logistique/Fonctionnement :

3-1 Gestion de la sécurité informatique : demandes des droits d'accès aux applications, ressources réseau et BALs (ODIN),

- WinCI.TGI, Ajwin, Tutimin, Wineurs : paramètrage et création des services, des utilisateurs, mises à jour des tables, des trames, du calendrier des audiences WINCITGI avec fonctionnalité de la prise de date

- Badgeuse HOROQUARTZ : création des comptes utilisateurs, gestion des badges

- NPP : création de l'arborescence, des comptes et droits utilisateurs (TJ CA  & TJ du ressort) avec la DG du service pénal

- Cassiopée : doits donnés à titre exceptionnel en l'absence de l'admin et du chef de service pénal

3-2 Conservation des minutes : s'assurer de la bonne gestion de la conservation des minutes.

4 Droit/Procédure

Suivi de l'actualité législative et réglementaire nationale, européenne et internationale.

RIFSEEP 4

Activités minimales à réaliser
 
Actes de gestion du service

Suivi des équipes du service

Suivi de l’encours de gestion / actualité du service

Surveillance de la BAL

Réponse aux questionnements éventuels du président, du procureur de la République, des chefs de cour, du SAR

Gestion des éventuels problèmes bâtimentaires pouvant survenir en interface avec le TEB, et les prestataires (Véolia, SAMSIC…)

Suivre l’actualité de la gestion des personnels via le tableau de bord

En cas d’incendie, superviser les opérations d’évacuation

En cas de problème de sureté, prendre les mesures utiles éventuelles
 
  

Offres de formation associées à votre prise de poste

Selon les besoins identifiés.

 Savoirs

- Applicatifs métiers
- Circuits administratifs
- Organisation judiciaire
- Procédure civile
- Droit civil
- Outils de communication
- Techniques managériales

Savoir-faire

- Organiser sa charge de travail
- Savoir gérer les priorités 
- Travailler en équipe
- Rendre compte à la hiérarchie
- Faire preuve de rapidité
- Faire preuve de rigueur

Savoir- être

- sens des relations humaines 
- sens du service public 
- Avoir le sens de l’organisation
- Faire preuve de polyvalence
- discrétion professionnelle
- Savoir anticiper
- Avoir l’esprit d’équipe

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) :

Un poste de travail complet : ordinateur portable, double écran, scan, imprimante

Informations complémentaires

Organisation du travail des personnels de greffe :

La charte des temps de la juridiction est de 38h00, soit 7h36 quotidien.

Le directeur des services de greffe est soumis à l’article 10.

Restauration :

Restaurant administratif de la préfecture à proximité

Possibilité de prendre son repas sur place (réfrigérateur et micro-ondes)

Accessibilité en transport, parking :

Gare SNCF et ligne de bus à proximité, parking public payant, pas de parking réservé