Assistant.e de projet événementiel et administratif– Pôle ENTI – Projet Knowledge Hub

Il y a 2 mois

Paris, France Expertise France Temps plein

Description de la mission

En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d’Expertise France (Paris), le/l’assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d’appuyer l’équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l’organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie).

Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d’événementiel et de logistique qu’il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.

Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) :

Gestion logistique :

·En coordination avec la Chargée de projet, l’Assistant.e projet assure ou appuie l’organisation logistique :

oRéservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages

oContrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts

oGestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements

oGestion des avances et remboursement de per diem

oRappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane

oRéservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)

oRéservation des hébergements

oPrévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire

oAppui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation

oSuivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

oAppui éventuel pour les passations de marchés des projets

Gestion administrative

Réalisation de la passation de marchés sur le projet : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations, enregistrement et suivi administratif des contrats ; Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…). Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ; Rédaction de comptes rendus de réunions ; Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ; Mise à jour des tableaux de bord existants et des outils internes (suivi des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire et comptable

Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ; Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF); Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ; Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ; En coordination avec la CP admin-fi, élaboration des rapports financiers ; Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ; Préparation des audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ; Suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits ;

Appui transverse

Appui à la mise en page de documents ; Appui au suivi-évaluation du projet ; Appui aux activités de communication ; Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ; Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;

Description du projet ou contexte

De janvier 2023 à Novembre 2025, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l’Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l’utilisation des données spatiales produites par l’Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l’entreprenariat spatial.

Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l’UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l’UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.

Pour faciliter l’appropriation de ces données par un plus grand nombre d’utilisateurs, et notamment par les entreprises du numérique, le projet Knowledge hub consiste à organiser une série d’événements de sensibilisation (jusqu’à 6 événements) pour présenter les différents usages des données spatiales et faire monter en compétences les entreprises pour qu’elles intègrent les données spatiales dans leur business model.

Les activités à réaliser pour chacun des événements incluent :

L’organisation d’une conférence de sensibilisation sur le spatial en partenariat avec un acteur local (Université, Incubateur, agence spatiale…)

·L’organisation d’une demi-journée de matchmaking entre des entreprises locales et des experts européens du spatial

·L’organisation d’un concours d’idée (challenge) à destination d’étudiants en partenariat avec une université/école locale

·Lancement d’un appel à manifestation d’intérêt pour les entreprises souhaitant bénéficier d’un appui technique pour tester la faisabilité d’un projet d’utilisation des données spatiales européennes

·Mise en place d’un programme d’assistance technique en distanciel pour un groupe d’entreprises sélectionnées.

L’équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants :

-1 chargée de projet basée au siège

-1 expert coordinateur global

-1 expert coordinateur local pour chaque événement

-1 expert spatial

-1 assistant.e projet, objet de la présente fiche de poste.

Un important volume d’experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles.

Profil souhaité

L’assistante.e événementiel et administratif devra répondre au profil suivant :

Diplôme de Bac +3 ou dans les domaines de l’événementiel, de la gestion administrative et financière, de la logistique, la communication, ou tout autre domaine jugé pertinent ; Excellente connaissance des outils de pilotage événementiel ; Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) Appétence pour les déplacements sur le terrain ; Excellentes compétences organisationnelles et forte attention aux détails ; Capacité à travailler en autonomie, au service d’une équipe ; Maîtrise des outils bureautiques (Excel Avancé, Word, PowerPoint, etc.) ; Maîtrise du français écrit et oral et de l’anglais, l’espagnol est un atout Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités Capable de s’organiser dans un environnement complexe Intérêt pour la thématique du projet

Expériences professionnelles

Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra justifier de :

Au moins 3 années d’expérience professionnelle dans des activités événementiel et ou de gestion administrative et financière ; Au moins une participation à la mise en œuvre d’événements à l’international Idéalement, une expérience professionnelle dans l’une des zones géographique du projet

  • Assistant.e de Projet événementiel Et

    il y a 1 mois

    Paris, France Expertise France Temps plein

    Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires: - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement...

  • Assistant.e de Projet Evenementiel Et Administratif

    Il y a 2 mois

    Paris, France Expertise France Temps plein

    Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires: - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement...

  • Responsable de Pôle projet SI

    il y a 1 mois

    Paris, France Health Data Hub Temps plein

    Comment améliorer les dépistages et faire en sorte que les patients soient pris en charge le plus tôt possible ? Comment leur proposer les meilleurs traitements sur le long cours ? Comment appuyer les professionnels de santé dans un contexte clinique qui se complexifie ou en cas de crise sanitaire ? L ’Intelligence Artificielle et les données...

  • Chargé de Projet événementiel

    il y a 1 mois

    Paris 15e, France PLATEFORME DES DONNEES DE SANTE Temps plein

    Descriptif du poste ***DESCRIPTIF DU POSTE** Au sein de la Direction de la communication, vous aurez pour mission l organisation et la communication des événements internes et externes. Il/Elle sera l interlocuteur/interlocutrice principal(e) de nos partenaires externes et mobilisera d autres membres de l équipe en fonction du besoin. Il/elle participera...

  • Stagiaire Assistant.e événementiel à L’insu

    il y a 4 semaines

    Paris 16e, France CNRS - INSU Temps plein

    **Missions** Sous la responsabilité et en appui à la responsable du pôle administratif, la/le stagiaire participe à l’organisation des séminaires, colloques scientifiques et autres manifestations organisés par l’INSU et assiste les directrices et directeurs adjoints dans leurs tâches quotidiennes : agendas, déplacements, aide...

  • Chargé-e de projets

    il y a 3 semaines

    Paris, France Radio France Temps plein

    Mission générale du posteSous la responsabilité hiérarchique du délégué à lévénementiel entreprises et sous la responsabilité fonctionnelle dun chef de projets, le/la chargé(e) de projets événementiels accompagne le chef de projets pour lorganisation dévénements dentreprises.En lien avec les équipes techniques et logistiques le/la chargé(e)...

  • Stage : Chef de projet Data Challenge H/F

    il y a 1 mois

    Paris, France Health Data Hub Temps plein

    Comment améliorer les dépistages et faire en sorte que les patients soient pris en charge le plus tôt possible ? Comment leur proposer les meilleurs traitements sur le long cours ? Comment appuyer les professionnels de santé dans un contexte clinique qui se complexifie ou en cas de crise sanitaire ? L’Intelligence Artificielle et les données de...

  • Chargé de Communication événementiel

    il y a 4 semaines

    Paris 15e, France Health Data Hub Temps plein

    Descriptif du poste Au sein de la Direction de la communication, vous aurez pour mission l organisation et la communication des événements internes et externes. Il/Elle sera l interlocuteur/interlocutrice principal(e) de nos partenaires externes et mobilisera d autres membres de l équipe en fonction du besoin. Il/elle participera à l ensemble des...

  • Alternance - Assistant.e Evenementiel (H/F)/x)

    il y a 1 mois

    Paris, France Chloé Temps plein

    Code de référence: 91535**ALTERNANCE - ASSISTANT.E EVENEMENTIEL (H/F/X)**: - PARIS, 75, FR- Trainee/InternLa Maison Chloé a été fondée en 1952 par Gaby Aghion, une Parisienne d'origine égyptienne qui voulait libérer le corps des femmes de la mode formelle et rigide de l'époque à travers le prêt-à-porter de luxe. Depuis près de 70 ans, Chloé...

  • Assistant.e de Projets Administratif Et Financier

    il y a 1 mois

    Paris 5e, France Expertise France Temps plein

    **Principales missions**: **Volet financier**: Suivi financier des projets - Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires Etc.) relances et enregistrements. - mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances) - Renseignement du journal de dépenses...

  • Assistant.e Chargé de Projets événementiel

    il y a 1 mois

    Paris, France Meet My Mama Temps plein

    Meet My Mama est une entreprise sociale qui accompagne, forme et valorise les compétences culinaires de femmes immigrées, réfugiées ou en reconversion professionnelle pour les aider à vivre de leur passion pour la cuisine. Notre mission est de révéler les talents culinaires de femmes issues de tous types de migration pour faire découvrir les...

  • Assistant.e Administratif Démos

    il y a 1 mois

    Paris 19e, France La Philharmonie de Paris Temps plein

    **Philharmonie - Département Education** **- Démos** Le 22/06/2023 Assistant.e administratif.ve Démos CDI à compter du 30 août 2023 Temps plein Démos (Dispositif d’Education Musicale et Orchestrale à vocation Sociale) est un dispositif d’enseignement collectif de la musique fondé sur la pratique instrumentale en orchestre et destiné à des...

  • Cdd Assistant.e Commercial.e Pôle International

    il y a 1 mois

    Paris, France Les Echos Le Parisien Media Temps plein

    Le Groupe Les Echos - Le Parisien recherche son.sa futur.e **Assistant.e commercial.e Pôle International & Régions (F/H)** **CDD de 1 an à pourvoir à compter du 16 août 2023, Paris 15ème** **Le Groupe Les Echos - Le Parisien s’adresse chaque mois à 25 millions de Français.** Fort de l’expertise de ses 1 600 collaborateurs dont quelque 700...

  • Graphiste-maquettiste Au Pôle Evènementiel de La

    il y a 1 mois

    Paris, France Ville de Paris Temps plein

    La Mairie de Paris Centre (MAPC), qui regroupe depuis juillet 2020 les services des arrondissements 1,2,3,4, compte plus de 200 équipements de proximité (crèches, écoles, terrains de sport, espaces verts, etc ) et environ 82 agents et agentes (filières administrative et technique). Située dans l’ancienne mairie du 3ème arrondissement, elle accueille...

  • Chef de projet évènementiel

    Il y a 2 mois

    Paris, France ESP Ecole Supérieure de Publicité Temps plein

    Contexte Découvrez comment devenir Chef de Projet Événementiel en 2024 ! QUEL EST LE TRAVAIL D’UN CHEF DE PROJET ÉVÈNEMENTIEL ?  Le chef de projet événementiel conçoit l’événement qui répondra le mieux à la demande de son entreprise ou de son client. Il imagine le concept qui répondra aux objectifs de l’événement : ...

  • Stage - Assistant.e Chef de Projet Evénementiel Luxe - HOPSCOTCH LUXE H/F

    il y a 7 jours

    Paris, France HOPSCOTCH Temps plein

    Description de la mission Hopscotch Luxe est une agence de communication qui accompagne les maisons et marques de Luxe dans l'élaboration d'expériences de marque et de stratégie de com 360°. Brand Content, campagnes de communications, expériences événementielles et bien d'autres ! CIBLES // Presse & influenceurs / clients finaux / interne/...

  • Responsable de Pôle Projets Si

    il y a 1 mois

    Paris 15e, France PLATEFORME DES DONNEES DE SANTE Temps plein

    Descriptif du poste La direction technique du Health Data Hub est chargée de la conception, de l’implémentation et de la maintenance de la plateforme technologique. En parallèle, elle participe à d’autres grands projets SI en lien ou non avec la plateforme technologique comme par exemple la mise en place d’un outil de centralisation des demandes...

  • Stage - Assistant.e Projet

    il y a 1 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Le poste Stage - Assistant.e Projet **Identifiant**:2496**Nature du contrat**:Stage**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Gestion, moyens, production**Filière métier**:ETUDES-PROJET-ACHATStage - Assistant.e Projet **Stage - Assistant.e Projet** A pourvoir dès juillet Rejoindre France TV, c'est prendre part à la...

  • Chef de projet Senior

    il y a 1 mois

    Paris, France Health Data Hub Temps plein

    Comment améliorer les dépistages et faire en sorte que les patients soient pris en charge le plus tôt possible ? Comment leur proposer les meilleurs traitements sur le long cours ? Comment appuyer les professionnels de santé dans un contexte clinique qui se complexifie ou en cas de crise sanitaire ? L’Intelligence Artificielle et les données de...

  • Assistant.e Projet/etudes

    il y a 1 mois

    Paris, France France Télévisions Temps plein

    Le poste Assistant.e Projet/Etudes **Identifiant**:2301**Nature du contrat**:Stage**Lieu de travail**:ParisInformations complémentaires **Direction**:Ressources humaines et organisation**Filière métier**:ETUDES-PROJET-ACHATAssistant.e Projet/Etudes Tu es intéressé(e) par la formation et le développement des compétences et tu veux découvrir un...