Chef D’équipe Administratif

Il y a 2 mois


Paris e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

**Chef d’équipe administratif (H/F)**

**TECHNICIEN DE RECHERCHE ET DE FORMATION (Catégorie B)**

**Ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 1 an renouvelable)**

**Localisation** : École normale supérieure, 45 rue d’Ulm, 75005 Paris

**Rattachement hiérarchique** : Service Logistique et Technique, pôle Service à l’Usager (PSU)

**Rémunération** : selon grille indiciaire (technicien) ou selon expérience

**Expérience souhaitée**: trois années d’expérience en gestion administrative

**Missions**

Le(La) technicien(ne) en gestion administrative assure les fonctions de chef(fe) d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager. Il(Elle) est en charge d’encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d’accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d’accueil. Il(Elle) assure l’organisation et la coordination du bureau « cartes et réservations de salles », assure la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon et est amené(e) à assurer des fonctions polyvalentes d’accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.

**Activités principales**
- **Assurer l’encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil**
- Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches ;
- Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.
- **Assurer l’organisation et la gestion des campagnes de réservation des salles**
- Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles ;
- Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes ;
- Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.
- **Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction**
- **Assurer le suivi et la gestion du marché lié aux prestations d’accueil**
- Assurer l’interface avec le titulaire du marché ;
- Encadrer et piloter le planning des loges ;
- Assurer le suivi des prestations ;
- Planifier les réunions avec le titulaire du marché ;
- Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.
- **Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement ;
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
- Participer à la mise à jour de procédures.

**Spécificités du poste**
- En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
- Usage fréquent de l’anglais dans un cadre professionnel (niveau B2 requis)
- Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité

**Rattachement hiérarchique et fonctionnel**

Au sein du service Logistique et Technique, composé de cinq pôles, le(la) chef(fe) d’équipe est intégré(e) au sein du pôle Service à l’Usager et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents. Il(Elle) travaille également avec l’ensemble des agents du service Logistique et Technique composé de 53 personnes.Au sein de l’établissement, il(elle) est amené(e) à travailler avec l’ensemble des personnels enseignants et administratifs, ainsi que les élèves et étudiants. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.

**Compétences requises**
- **Connaissances**
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissances budgétaires (notions de base)
- Connaissance de l’anglais dans un contexte professionnel (souhaitée)
- **Savoir-faire opérationnels**
- Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
- S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS)
- Encadrer et animer une équipe
- **Savoir-être**
- Faire preuve d’autonomie et de réactivité
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
- Être capable de travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
- Être rigoureux(-se) et force de proposition

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 900,00€ à 2 300,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Expérience:

- Expérience en supervision: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel


  • Chef D'équipe

    Il y a 2 mois


    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

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    il y a 5 jours


    Paris, France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    **Depuis** **plus** **de** **30** **ans,** **nous** **proposons** **des** **voyages** **d'exception** **et** **de** **qualité.*** **Bon** **service*** Notre service hautement personnalisé est depuis longtemps notre signature et nos notes de passagers/équipage sont parmi les meilleures de l'industrie. nourriture spéciale Dîner avec notre équipe est un...

  • Chef D'equipe Logistique

    il y a 1 mois


    Marseille 5e, France Pickup Courrier Temps plein

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  • Paris, France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    THE COMPANY The company is a well known luxury cruise line that offers high-end amenities and services to its passengers. Known for its elegant ships, exceptional cuisine, and attentive customer service, provides guests with a truly indulgent travel experience. From gourmet dining options to lavish accommodations and world-class entertainment, we are...


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  • Chef(Fe) de Secteur

    il y a 3 jours


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    **Qui sommes-nous ?** Pionnier de la mobilité hydrogène, Hype développe la première plateforme de mobilité hydrogène intégrant simultanément production, distribution et usages, avec le taxi comme premier marché. Pour répondre à l'urgence de santé publique que constituent les pollutions de l'air et sonore en milieu urbain, Hype est résolument...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois


    Paris 5e, France AGENCE RAISON DE SANTE Temps plein

    Agence de communication santé spécialisée en communication d’environnement ou MedEd, Raison de Santé a été créée en 2008 et accompagne aujourd’hui la majorité des principaux laboratoires pharmaceutiques. Avec toujours plus d’une idée en tête, nous sommes particulièrement engagés dans des aires thérapeutiques pour lesquelles recherche et...


  • Paris 5e, France Id Search Finance Temps plein

    Nous recherchons pour l’un de nos clients, spécialisé dans l’accompagnement de projets internationaux, situé à Paris 5ème, dans le cadre d’un CDD d’usage de 24 mois: 1 Assistant Administratif et Financier H/F Directement rattaché(e) au Coordinateur de Projet, vos principales missions sont: - Assurer la liaison avec les autorités nationales...


  • Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

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  • Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Département ou service de la structure**: Service Logistique et Technique **Catégorie/Corps **:Catégorie B (Technicien en gestion administrative) **ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL** Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le gestionnaire administratif est intégré au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé sous...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois


    Paris 5e, France ID MEDISUP Temps plein

    Vous intégrerez une équipe jeune et dynamique. L'IDO Paris recherche à ce poste une personne polyvalente, accueillante, et autonome. Votre sens de l'organisation, vos capacités d'adaptation et de rigueur sont autant d'atouts indispensables pour réussir à ce poste. Vous maitrisez les outils informatiques et notamment le pack office. Vous assisterez le...


  • Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Environnement de travail** **Structure d’accueil du poste** Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le(la) gestionnaire administratif(-ive) est intégré(e) au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents....

  • Chef de Partie

    Il y a 2 mois


    Lyon 5e, France BULLE RESTAURANT BISTRONOMIQUE DE FOURVIERE SAS LAMA CHEF GUY LASSAUSAIE Temps plein

    DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE Bulle, Restaurant de Fourvière, est le restaurant bistronomique du chef étoilé et meilleur ouvrier de France GUY LASSAUSAIE. Logé au coeur d'un bâtiment classé aux monuments historiques sur le site de la Basilique de Fourvière à Lyon, Bulle offre un cadre raffiné, élégant et convivial. Travaillée autour de produits...