Assistant-e D'élu-es

il y a 1 semaine


Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

**Activités principales**
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Tenir l’agenda des élu-es dont vous avez la charge et le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu-es.
- Effectuer les travaux de secrétariat (saisie, mise en forme de documents).
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes : identifier les interlocuteur-rices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel, adapter son attitude (prise de message, transmission), orienter les interlocuteur-rices de manière pertinente.
- Suivre et diffuser le courrier des élu-es (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents) et certains courriers d’intérêt général pour les élu-es.
- Répondre aux demandes de représentations Maire/Présidente (degré d’urgence) et en assurer le suivi.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur-rice de Cabinet, avec les secrétariats des adjoints et le secrétariat du Directeur général des services.
- Gérer les absences des élu-es (délégation de signature).
- Suivre les doléances des habitant-es.

**_ Management de votre équipe_**
- Animer, communiquer et soutenir les agent-es de votre équipe au quotidien.
- Réaliser les entretiens professionnels.
- Suivre et planifier le temps de travail (congés, absences ).
- Veiller à l’harmonisation des pratiques et méthodes de travail en lien avec la Responsable de la Cellule administrative du Cabinet.
- Contrôler et évaluer les actions.
- Assurer l’accueil et la formation des nouveaux-elles arrivant-es en lien avec d’autres assistantes.
- Veiller à la continuité du service en cas d’absence d’un-e autre coordonnateur-rice.

**Activités secondaires**
- Gérer les déplacements des élu-es.
- Organiser le classement et l’archivage des documents des élu-es.
- Gérer les fournitures de bureau et l’intendance (correspondant Moyens généraux).
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Sous l’autorité de la Responsable de la Cellule administrative du Cabinet, vous assurez l’animation, l’organisation et le travail d’une équipe d’assistantes qui ont en charge le secrétariat des élu-es (vice-président-es et des conseiller-ères délégué-es eurométropolitain-nes).
Vous assurez le relais avec la hiérarchie et vous êtes le/la garant-e de la qualité du service rendu.

Sous la responsabilité d’élu-es, vous êtes chargé-e de la gestion de leurs contacts internes et externes.

Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec, d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet et du Directeur général des services, les services, le Pôle Représentations et le Pôle Courrier et les assistantes des élu-es dans les quartiers et au Centre administratif et d’autre part les partenaires extérieurs.
Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu-es.

Vous travaillez en binôme avec une autre assistante, le cas échéant.
- Bac à Bac +2 en assistanat de direction.
- Expérience exigée en assistanat
- Expérience en management souhaitée.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise de la langue française (règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire).
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise de l'allemand.
- Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
- Connaissances des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
- Capacité à réaliser des documents administratifs (mettre en forme, rédiger, synthétiser).
- Capacité à prendre des notes et à rendre compte.
- Capacité à réaliser des tableaux de bord.
- Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
- Capacité à classer et archiver.
- Capacité à adapter son attitude à divers-ses interlocuteur-rices.
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle.
- Capacité à travailler en équipe.
- Capacité à manager une équipe.
- Diplomatie, autonomie et disponibilité.
- Sens de l'organisation.
- Qualités relationnelles.
- Anglais souhaité, dialecte apprécié.
- Centre administratif - 1 parc de l'Etoile 67076 STRASBOURG
- Horaires variables
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (p



  • Strasbourg, France EUROMETROPOLE DE STRASBOURG Temps plein

    **Description du poste**: Sous la responsabilité des élu-es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et...


  • Strasbourg, France EUROMETROPOLE DE STRASBOURG Temps plein

    **Description du poste**: Sous la responsabilité des élu-es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales** - Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus. - Tenir l’agenda des élu-es, le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu-es. - Effectuer les travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents). - Effectuer...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales** - Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus. - Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents ) de l’élu-e. - Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales** - Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus. - Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents ) de l’élu-e. - Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes...


  • Strasbourg, Grand Est, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales**- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.- Tenir l'agenda des élu-es, le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu-es.- Effectuer les travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).- Effectuer l'accueil...


  • Strasbourg, Grand Est, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales**- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents ) de l'élu-e.- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour...

  • Ou Un Assistant D'élus

    il y a 2 semaines


    Strasbourg, France Collectivité européenne d'Alsace Temps plein

    Missions Le Cabinet accompagne le Président et les élus dans l’exercice quotidien de leurs mandats. Il est donc un acteur clé des relations entre les élus, la population, les services et les partenaires. Le Cabinet suit les dossiers du Président, conseille les élus, met en oeuvre les décisions prises, coordonne la mise en place des manifestations,...


  • Strasbourg, France enssib Temps plein

    PRÉSENTATION - MISSIONS - Le Livre élu est un projet porté par l’Inspection académique du Doubs. Il propose à l’ensemble des écoles du département, pour des niveaux allant de la maternelle au lycée, de réaliser un travail critique et des productions artistiques à partir d’un choix d’ouvrages (albums, romans, bande-dessinée ). Ces...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Activités principales: **Assister la cheffe de service et son adjointe dans l’organisation du service**: - Assurer le secrétariat (rédactions de documents simples, classement, archivage, etc.), élaborer/formaliser des processus, - Être en charge de l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le bon...


  • Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002678 Direction Population, élections, cultes Catégorie(s) B Type de recrutement Non permanent Durée de temps de travail Temps complet - 35h00 Grade(s) Rédacteur 14/05/2023 Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes,...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 3 semaines


    Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002476 Direction Culture Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an) Durée de temps de travail Temps complet - 35h00 Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 19/03/2023 Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers,...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptée aux enjeux de territoire. Activités...

  • Assistant-e de Direction

    Il y a 2 mois


    Strasbourg, France cdg69 Temps plein

    Synthèse de l'offre **Employeur** **EUROMETROPOLE DE STRASBOURG** Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile - 67076 Strasbourg Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'eurométropole de strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Gestion du temps: - construire l’agenda en fonction des différents paramètres : agenda des élus, réunions régulières, priorités/urgence. - organiser occasionnellement des déplacements/voyages de service : recherche de la meilleure utilisation du temps, réservation des solutions de déplacement et d’hébergement, liquidation des frais. - Accueil...

  • Secrétaire-assistant-e

    il y a 2 semaines


    Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es. Concourir au bien-être, au...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Au sein de la direction générale adjointe Transformation Écologique et Économique du Territoire (TEET), la direction Transitions Énergie Climat (DTEC) est composée de 33 agents-es répartis-es en trois services : Énergie et Territoire, Pilotage et Finance Climat, Coopération et Animation des Transitions. Elle porte le développement des énergies...


  • Strasbourg, Grand Est, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Gestion du temps:- construire l'agenda en fonction des différents paramètres : agenda des élus, réunions régulières, priorités/urgence.- organiser occasionnellement des déplacements/voyages de service : recherche de la meilleure utilisation du temps, réservation des solutions de déplacement et d'hébergement, liquidation des frais.- Accueil...


  • Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002353 Direction Développement économique et de l’attractivité Catégorie(s) B Type de recrutement Non permanent Durée de temps de travail Temps complet - 35 H Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 05/02/2023 Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de...


  • Strasbourg, France cdg69 Temps plein

    Synthèse de l'offre **Employeur** *** **SYDNE (SM traitement des déchets des microrégions nord et est de La Réunion)** 10 rue Pierre Marinier CS81040 - ZAE La mare Sainte-Marie Cedex - 97833 SAINTE MARIE Le SYDNE, Syndicat Intercommunal de Traitement des Déchets du Nord et de l’Est est en charge depuis le 1er janvier 2015, du service public de...