Assistant.e de Direction
il y a 2 semaines
du service Administration Générale et Qualité se subdivisent en trois
axes:
- Secrétariat général et gestion documentaire
- Gestion de la délégation
- Démarche Qualité et amélioration continue
**Institut national de la santé et de la recherche médicale**
Emploi type
Dans ce paysage bi site dirigé par un délégué unique, les missions du service
Administration Générale et Qualité sont amenées à soutenir les deux sites, à la
demande de la direction.
**Directeur **Jacques CAVAILLÉ
**Adresse **60 rue de Navacelles 34394 Montpellier Cedex 5
**Délégation Régionale **Occitanie Méditerranée
**Description du poste**
**Mission **Placé.e sous l’autorité du responsable du service Administration Générale et Qualité de la
**principale **Délégation Régionale, l’assistant.e de direction assurera le secrétariat de la Direction, ainsi que
la gestion et l’organisation de la base documentaire : implémentation, mise à jour, archivage,
veille.. dans/sur les supports dédiés.
Il.Elle secondera le délégué régional et son adjoint pour faciliter la mise en œuvre de leurs
missions, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les
transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires, anticiper et prioriser les actions à
mener.
Il.Elle assurera le secrétariat des différentes instances de la structures (CSHSCT, cellule de
crise, comité éditorial, comité de simplification )
Il.Elle pourra être amenée à seconder plusieurs responsables ou assurer l’interface entre
différents services des deux circonscriptions sur sollicitation de sa hiérarchie.
Il.Elle assistera le-la responsable du service sur le plan administratif et logistique.
**Activités **- Missions de secrétariat classique : gestion de plusieurs agendas, contrôle des échéances,
**principales **prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, du courrier et des mails, accueil
physique, suivi circulation parapheur, mise en forme documents, etc
- Organisation et logistique des réunions internes et externes : réservations salles, demande
de devis, rédaction et diffusion des documents : convocations, ordre du jour, comptes
rendus
- Préparation et suivi du planning des congés
- Mise à jour et suivi des annuaires et listes de diffusion électroniques
- Suivi des stocks de fournitures, matériels, etc.,
- Soutien ponctuel aux services des deux délégations
- Gestion des problèmes d’intendance
- Gestion du planning de réservation des salle de réunion
- Contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions de la direction
- Répondre aux demandes d'informations, communiquer avec les services de la structure et
les partenaires extérieurs
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Mettre à jour, organiser et archiver la base documentaire (format papier et dématérialisé)
**Spécificité(s) et**:
- Confidentialité des informations et des données à respecter
**environnement**:
- Disponiblité requise selon les besoins
**du poste**
**Connaissances **- Principes et règles de fonctionnement des établissements publics
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Gestion documentaire
- Maitrise pack office et aisance sur les outils techniques
**Institut national de la santé et de la recherche médicale 2**
Emploi type
**Savoir-faire **- Rédiger des rapports, des documents, des comptes rendus
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Utiliser de manière agile les outils bureautiques
**Aptitudes **- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Capacité à être force de proposition
- Autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Capacité à hiérarchiser et à traiter les urgences
- Discrétion
- Qualités relationnelles
**Expérience(s)**:
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
**souhaité(s)**
**Niveau de**
**diplôme et **- BAC + 2 Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
**formation(s)**
**Informations Générales**
**Date de prise de**
01/04/2023
**fonction**
**Temps de travail **- Temps plein
- Nombre d’heures hebdomadaires : 38h30
- Congés Annuels et RTT 44 jours /12 mois
**Activités** OUI
- NON
**télétravaillables**
- 2 jours/semaine maximum à compter de 6 mois d’exercice sur les fonctions et sur accord du responsable
hiérarchique.
**Rémunération **- **Vacations**: 1980€ brut par mois à temps plein
**Date limite de**
3/03/23
- Sur la politique handicap de l’Inserm et sur la mise en place d’aménagements de poste de
**Institut national de la santé et de la recherche médicale 3
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Assistant.e de Direction en Appui à La
il y a 4 semaines
Montpellier, France CIRAD Temps plein**Description de la future affectation**: **Domaine**: - Appui - Direction d'établissement **Type de contrat**: - CDI **Intitulé**: - Assistant.e de direction en appui à la géostratégie européenne et internationale **Date de début**: - 02/10/2023 **Description du poste / de la mission**: - Vous partagez les valeurs de l'interculturalité, le...
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Assistant.e de Direction en Appui à La
il y a 4 semaines
Montpellier, France CIRAD Temps plein**Description de la future affectation**: **Domaine**: - Appui - Direction d'établissement **Type de contrat**: - Mobilité interne **Intitulé**: - Assistant.e de direction en appui à la géostratégie européenne et internationale **Date de début**: - 01/09/2023 **Description du poste / de la mission**: - Au sein de la Direction Générale...
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Assistant.e de Direction
il y a 4 semaines
Montpellier, France Team Intérim Temps pleinRéférence - Code rome M1607( Secrétariat ) - Fonction dans l'entreprise - Type de contrat Interim - Début du contrat FIN MAI 2023 **TEAM** **INTERIM MONTPELLIER** recrute pour son client : un.e **ASSISTANT.E DE DIRECTION à NIMES (34).** **MISSION** Traitement des commandes et devis clients Traitement des commandes Vérification des prix, délais,...
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Assistant.e de Direction
il y a 3 jours
Montpellier, France UNIVERSITE PAUL VALERY MONTPELLIER 3 Temps plein_**Contexte du recrutement **_ Ce poste est proposé au mouvement interne de l'université. Il est donc susceptible d'être vacant. La Faculté de Langues et Cultures Étrangères et Régionales gère 250 personnels enseignants et 26 personnels administratifs. Elle gère aussi 3200 étudiants spécialistes en langue et offre une ou plusieurs enseignements...
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Assistant de Direction
il y a 1 semaine
Montpellier, France Association GAMMES Temps plein**Missions principales**: Intégré.e à l’équipe du Pôle Aide et Soins à domicile, vous assistez le Directeur du pôle dans la gestion de ses activités quotidiennes. Vous aurez pour missions: - Préparer et organiser les réunions, déplacements, interventions du Directeur - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur...
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Assistant(E) de Direction
il y a 1 mois
Montpellier, France Gemme 34 Temps plein**Assistant.e de direction** **h/f - Montpellier - Bâtiment - CDI 38h/semaine - 30K** Nous recherchons pour notre adhérent, une organisation partenaire des entreprises et artisans du bâtiment de l'Hérault, un.e assistant.e de direction en CDI temps plein. En lien direct avec le secrétaire général, vous gérez et participez au quotidien de la...
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Assistant de Direction
il y a 4 jours
Montpellier, France CERTIFECO Temps pleinL'école **CERTIFECO** recherche un.e **Assistant.e de direction (H/F)** en alternance, préparant le **Titre Professionnel Assistant de direction** sur **12 mois.** En tant qu' assistant de direction (H/F), vous serez responsable de soutenir les opérations quotidiennes du service administratif et pédagogique. **Vos missions**: - Accueil...
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Assistant.e Administratif.ve
il y a 1 semaine
Montpellier, France CIRAD Temps plein**Description de la future affectation**: **Domaine**: - Appui - Animation scientifique et partenariale **Type de contrat**: - CDI **Intitulé**: - Assistant.e administratif.ve **Date de début**: - 01/02/2023 **Description du poste / de la mission**: **Vous partagez les valeurs de l'interculturalité, le partage des savoirs, ou encore la...
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Assistant.e de Direction
il y a 1 semaine
Montpellier, France Pigier Temps pleinTu es passionné(e) par l'assistanat ? Tu souhaites faire le titre certifié Assistanat de Direction en alternance ? Pigier est là pour toi ! Véritable soutien administratif, vous êtes l’interface entre les collaborateurs, les clients, les partenaires et l’équipe du management Vous interviendrez sur diverses missions, autour de 3 axes : ·...
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Assistant.e Finance
il y a 4 semaines
Montpellier, France AMUE Temps pleinDescriptif du poste **Missions et activités** + Assistance au suivi d’exécution des dépenses ; + Traiter les commandes et saisir les services faits sur le logiciel de gestion financière et comptable (SIFAC) ; + Assurer la gestion et le suivi des déplacements de l’agence sur le logiciel dédié ; + Participer à l’optimisation et à la...
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Assistant.e Administrateur Systèmes
il y a 1 mois
Montpellier, France UNIVERSITE PAUL VALERY MONTPELLIER 3 Temps pleinL'Université Paul-Valéry Montpell ier 3 recrute Un.e assistant.e administrateur.trice systèmes Informations générales Référence : DSIN-12-04-2023-00135 Direction : Direction du Système d'Information et du Numérique - Service : Service infrastructures et production Poste ouvert aux : Contractuels - CDD de 12 mois - renouvelable sous...
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Assistant.e de Direction Junior
il y a 4 semaines
Montpellier, France MUHAN INVEST Temps plein**À propos de nous** Muhan Invest est une Holding regroupant plusieurs Entreprises aux Activités très variées (Promotion Immobilière, Gestion Locative et Syndic, Location Saisonnière, Gestion de Bateaux de Plaisance, Industrie du Dispositif Médical ). Notre société est polyvalente, stimulante et axée sur la collaboration. Travailler chez Muhan...
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Assistant.e de Direction Junior
il y a 4 semaines
Montpellier, France MUHAN INVEST Temps plein**À propos de nous** Muhan Invest est une Holding regroupant plusieurs Entreprises aux Activités très variées (Promotion Immobilière, Gestion Locative et Syndic, Location Saisonnière, Gestion de Bateaux de Plaisance, Industrie du Dispositif Médical ). Notre société est polyvalente, stimulante et axée sur la collaboration. Travailler chez Muhan...
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Assistant.e de Gestion
il y a 4 semaines
Montpellier, France Apex Energies Temps plein**_A propos d'Apex Energies :_** Producteur d’énergie renouvelable, Le Groupe Apex Energies est pionnier du photovoltaïque. Depuis près de 30 ans, il met en œuvre des solutions de production et de maîtrise de l’énergie pour les entreprises et les collectivités. Les activités s’étendent du développement des centrales jusqu’à la vente de...
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Assistant.e Technique
il y a 4 semaines
Montpellier, France ENGIE ENERGIE SERVICES Temps pleinIdentifiant de la demande: 20198- Lieu de travail: MONTPELLIER, FR, 34000**Notre meilleur allié.e, c’est vous !** Parce que sans nos techniciens et nos experts techniques, nous ne pourrions pas contribuer à la transition énergétique des villes, des industries et des entreprises tertiaires. En rejoignant ENGIE Solutions, vous travaillez avec 16000...
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Assistant.e de direction
il y a 5 jours
Montpellier, France Pigier Temps pleinTu es passionné(e) par l'assistanat ? Tu souhaites faire le titre certifié en alternance ? Pigier est là pour toi ! Véritable soutien administratif, vous êtes l’interface entre les collaborateurs, les clients, les partenaires et l’équipe du management Vous interviendrez sur diverses missions, autour de 3 axes : · Accueil Vous accueillez les...
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Assistant.e de direction
il y a 2 jours
Montpellier, France Pigier Temps pleinTu es passionné(e) par l'assistanat ? Tu souhaites faire le titre certifié en alternance ? Pigier est là pour toi ! Véritable soutien administratif, vous êtes linterface entre les collaborateurs, les clients, les partenaires et léquipe du management Vous interviendrez sur diverses missions, autour de 3 axes : · Accueil Vous accueillez les...
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Direction Des Systèmes de L'information Et Du
il y a 1 mois
Montpellier, France Université de Montpellier Temps plein**DIRECTION DES RESSOURCES** **HUMAINES** **L’Université de Montpellier recrute un Chargé de projet** **dématérialisation (F/H)** **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement...
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Assistant·e de direction
il y a 3 semaines
Montpellier, France Département de l'Hérault Temps pleinDescription du poste Missions : Contribuer aux actes de gestion administrative Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la Direction Parcours Autonomie Citoyenneté Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction Assure la gestion des relations entre les services de la MDA, du conseil...
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Secrétaire à La Direction Coordination Générale
il y a 1 mois
Montpellier, France Hôpital Universitaire de Nîmes - Site de Carémeau Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire à la Direction Coordination Générale des Soins (H/F) **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard et membre du GHT Cévennes-Gard-Camargue, s’inscrit dans une démarche de développement, soutenue par l’innovation médicale,...