Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion

**Identification du poste**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction générale adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Direction Enfance Famille
- **Affectation**: Service de l’Aide Sociale à l’Enfance
- **Taux du poste**:100%
- **N° Poste**: 00170**:

- **Télétravail **:classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l’organisation du service**

**Finalités du poste**:
Au sein de la Direction enfance famille et plus précisément du service de l’aide sociale à l’enfance, l’assistant(e) est principalement affecté(e) sur des tâches organisationnelles et administratives. À ce titre, l’agent partage son temps de travail entre le secrétariat administratif du service et l’assistance au chef de service. Il travaille en lien avec l’ensemble des agents de la direction et plus spécifiquement du service.

L’ensemble des missions des deux assistantes est exercé en binôme avec l’autre assistante.

Dans l’optique d’une continuité du service public, l’agent est contraint à une obligation horaire jusqu’à la prise d’astreinte enfance à 17h30.

**Missions principales**:

- **Accueil**
- Accueillir, orienter et renseigner téléphoniquement et physiquement les publics (partenaires, particuliers, enfants de l’ASE),
- Assurer le suivi des rendez-vous des psychologues (gestion des rencontres, accueil ).
- **Gestion**
- Réceptionner et transmettre les courriers, messages, fax et documents arrivants (décisions judiciaires et/ou administratives, rapports sociaux, médicaux sociaux ),
- Gérer quotidiennement la boite mail enfance (transmettre, réorienter et impression des documents),
- Imprimer mensuellement les listes « enfants confiés » et « APJM » mettre disposition au secrétariat,
- Créer, saisir et mettre en forme les courriers et notes et assurer leur transmission,
- Gérer le planning du Chef de Service et des réunions du service,
- Participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus des réunions de service,
- Gérer et mettre à jour les tableaux des effectifs des structures d’accueil du département,
- Suivre les absences, congés et agendas partagés,
- Gérer les places de parking pour le service ASE.

**Missions spécifiques**:

- **Assistance administrative du Chef de service**
- Aider à la gestion du planning du Chef de Service et des réunions du service,
- Participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus des réunions service et certaines réunions partenariales et de travail,
- Mettre à jour les tableaux des effectifs des établissements d’accueil du département,
- Mailing aux partenaires.
- **Suivi administratif des prise en charge psychologique des enfants confiés**:

- Rédiger les prises en charge en psychomotricité et en psychothérapie, des enfants confiés et les envoyer aux professionnels libéraux,
- Pointer et valider les factures des libéraux avant passage en comptabilité,
- Mettre à jour le tableau de suivi de chaque secteur,
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers des enfants confiés suivis chez les professionnels libéraux,
- Relation direct avec les professionnels libéraux.
- **Gestion des dossiers d’AEMO (Aide Éducative en Milieu ouvert**)**:

- Saisir les mesures AEMO dans SOLIS (ouverture, renouvellement, délégation de compétence, clôture, prolongation, changement de service),
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers,
- Vérifier la cohérence avec le logiciel Déclik,
- Réceptionner, imprimer, saisir dans SOLIS et classer les fiches de liaisons ainsi que les rapports circonstanciés reçue par mail via l’ACESM / AIDAPHI,
- Réceptionner, classer et réorienter les convocations de la cour d’appel du tribunal d’Orléans en MDCS et ACESM / AIDAPHI,
- Réceptionner par mail et traitement mensuelle du tableau des AEMO majeurs pour clôture.
- **Astreinte enfance (en binôme)**:

- Préparer de façon hebdomadaire les astreintes ASE,
- Organiser et participer aux réunions trimestriels, rédaction et diffusion du compte-rendu de réunion,
- Gérer le planning annuel des astreintes en centralisant les disponibilités des cadres en cas de changement/arrêt/congés,
- Envoyer mensuellement au service RH des formulaires de déclaration des interventions effectuées par les cades ainsi que la note RH,
- Gérer l’entretien du véhicule d’astreinte en lien avec l’entreprise de nettoyage (prise de RDV, mise à disposition des clés),
- Mettre à jour les documents en lien avec l’astreinte dans le drive partagé,
- Réceptionner par mail et traiter mensuellement le tableau des AEMO majeurs pour clôture.
- **Instance CESSEC **(Commission d’Évaluation de la situation et du Statut de l’Enfant)**:

- Organiser la partie administrative de cette instance de façon mensuelle ;
- Assister aux réunions CESSEC,
- Élaborer et rédiger des relevés d’avis pour chaque situation d’enfants et