Assistant - Assistante de Direction

Parmi les compétences de l’Eurométropole mises en œuvre auprès des habitant-es des 33 communes qui la composent, rattachée à la Direction générale adjointe à la Transformation écologique et économique du territoire, la Direction de l'Eau et des Risques Environnementaux assure:

- le pilotage de la politique de l’eau dans tous ses usages ;
- la gestion du cycle de l’eau ;
- la conception et la conduite d’une politique globale de préservation et de gestion de la ressource en eau ;
- le pilotage des risques environnementaux.

La Direction de l'Eau et des Risques Environnementaux compte 320 postes.

**Activités principales**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de qualité du service, filtrer et relayer les messages téléphoniques, renseigner les interlocuteur-trices.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations (fax, notes de service, courriers, courriels ).
- Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier entrant et sortant, en portant une attention particulière aux courriers sensibles, tenir à jour les tableaux de bord, rédiger des courriers simples.
- Gérer l'agenda du-de la chef-fe de service et organiser des réunions complexes.
- S’assurer des moyens logistiques attenants (salle, vidéoprojection, véhicule, ordres de mission ).
- Constituer et préparer les fonds de dossiers en lien avec les responsables de département.
- Faciliter la gestion administrative du-de la chef-fe de service.
- Préparer les dossiers pour les réunions avec l’élu-e thématique, les réunions de l’Eurométropole (bureau, plénière, conseil, commission thématique).
- Organiser les commissions eau et assainissement, participer à la réunion, en rédiger le compte-rendu et faire un recueil bilan.
- Élaborer l’ordre du jour des réunions de service avec le-la chef-fe du service, rédiger le compte-rendu, mettre à jour et suivre les tableaux de bord, prendre connaissance des notes de service.
- Tenir régulièrement à jour le planning des délibérations à prendre dans le courant de l’année selon le point fait en réunion de service et veiller à la mise en cohérence avec le tableau partagé à l’échelle de la DGA TEET.
- Assurer l’enregistrement des projets de délibérations dans le logiciel dédié, rappeler les échéances aux porteurs selon le planning.
- Réaliser la saisie et la mise en forme des courriers et documents du service (lettres, rapports, délibérations, notes, devis, tableaux ) à l'aide des outils bureautiques adéquats et dans le respect des chartes internes.
- Réaliser le classement et l'archivage des documents.
- Formuler toute proposition d’amélioration.
- En matière de marchés publics, de logistique et achats:

- veiller à l'homogénéisation des dossiers présentés à la signature du-de la chef-fe de service.
- veiller à la transmission des dossiers via les chargé-es d’opération du service et en lien avec le-la référent-e marché de la direction pour avis avant transmission au Service Achats et commande publique.
- assurer la gestion du mobilier et du matériel de bureau (commandes, réception et suivi du stock des papiers, enveloppes, fournitures, tampons, consommables informatiques).

**Activités secondaires**:

- Participer à la démarche qualité/sécurité et à la mise à jour des procédures et indicateurs.

Sous l’autorité du-de la chef-fe de service, vous êtes chargé-e de l’accompagner dans la gestion quotidienne du service : vous participez à son bon fonctionnement par la réalisation des missions d'accueil physique et téléphonique, de secrétariat, de circulation de l’information et de suivi de certains dossiers.
- De formation Bac en secrétariat, BTS manager ou équivalent.
- Expériences en secrétariat et en gestion des marchés publics souhaitées.
- Maîtrise:

- de la fonction publique et du fonctionnement de la collectivité.
- des techniques de secrétariat.
- des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
- Qualités rédactionnelles.
- Capacité:

- à travailler en équipe.
- à s’adapter à différent-es interlocuteurs-trices.
- à gérer les situations d'urgence et/ou délicates.
- à prendre des initiatives.
- Autonomie.
- Organisation, méthode.
- Discrétion et confidentialité.
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Lieu d'exercice**: Locaux de la DERE - Quai Fustel de Coulanges à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).