Cdd de 4 Mois Gestionnaire Administratif

Direction de l'éducation et de l'action territoriale du TAG

Secteur Aménagement-développement (Agglo. Grenobloise)

Référence : i3414-25IL46209A

Nature de l'offre **:Remplacement**

Basé à : Site - 32 Rue de New York (Grenoble)

Affectation : GRENOBLE

Oser l'Isère et rejoindre le Département, c'est choisir une carrière à la hauteur de vos envies et de vos ambitions. Avec plus de 4 700 agents exerçant dans 250 métiers différents, le Département est une collectivité territoriale engagée au service des Isérois au quotidien dans les domaines de la santé, du handicap et du grand âge, de l'action sociale et l'insertion, des mobilités, de l'éducation, du tourisme et de la culture. En rejoignant nos équipes, vous intégrerez une collectivité innovante qui place l'usager en son coeur et contribue à relever le défi des transitions, des transformations numériques et de la modernisation des services publics. Notre politique de Ressources Humaines est fondée sur des engagements forts : inclusion des personnes en situation de handicap, égalité professionnelle femmes-hommes, accompagnement des agents dans leur évolution de carrière et développement de leurs compétences.

Missions:
Le service éducation de l'agglomération grenobloise a pour mission d'assurer l'accueil, la restauration ainsi que l'entretien général et la maintenance technique des bâtiments pour les 34 collèges publics du territoire. Placée sous la responsabilité de la coordonnatrice en charge de l'organisation des remplacements et renforts, la gestionnaire administrative:

- assure l'accueil téléphonique et physique du service,
- participe aux missions du service permettant de garantir le bon fonctionnement des établissements notamment en terme de gestion des ressources humaines et de moyens matériels,
- contribue à la gestion du dispositif de remplacements et de renforts afin d'assurer la continuité de service dans les 34 établissements scolaires du territoire de l'agglomération grenobloise

Activités:

- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers : assurer le 1er niveau d'accueil téléphonique et physique du public tous les après-midis et la gestion des boites mail du service
- Assurer le secrétariat du service : assister plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service : prise de contact, de RDV, interface avec les autres directions, ventilation du courrier, mise en forme des courriels du service
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations : recueillir et traiter les informations RH nécessaires au fonctionnement administratif du
service (maladie, situations médicales, recrutement, grèves). Suivre les dossiers
administratifs des agents des collèges de son potefeuille (17 collèges)
- Élaborer et/ou mettre à jour les tableaux de bord : mettre à jour tableaux de suivi d'activités, des effectifs agents du service, de recensement des besoins de remplacements remontés par les établissements, des contrats remplaçants
- Gérer des plannings : gérer les plannings d'affectation des agents de l'équipe mobile de remplacements et mettre à jour leur plannings annuels sur chronotime.
- Gérer les commandes et les stocks : gestion des équipements de protection individuelle et des vêtements de travail des agents de l'équipe mobile de remplacement
- Contrôler les états de frais transmis par les agents et les pièces justificatives
Gestion des frais de déplacements des agents de l'équipe mobile de remplacements : saisie des frais des déplacement des équipes mobiles, constitution du dossier agent
- Participer aux réunions : dans le cadre de l'activité de l'équipe mobile : aider à la préparation, participer aux réunions tous les 15 jours, assurer les compte-rendus de réunion. Dans le cadre de l'activité du service : participer aux réunions du pôle fonctionnement, management partagé, PADI, itinérantes

Compétences requises:
Réactivité
Connaissance et pratique des logiciels bureautiques
Sens de l'organisation
Rigueur
Sens de l'écoute
Savoir anticiper
Connaissance et pratique des progiciels métiers
Connaissance de la réglementation relative aux frais de déplacement
Qualité relationnelle
Connaissance des acteurs
des partenaires et de leurs missions
Capacité à travailler dans l'urgence
Capacité d'adaptation
Capacité à établir des priorités
Capacité à préparer et suivre des dossiers
Capacité à travailler en équipe

Spécificités du poste:
Travail en binôme
Congés durant les vacances scolaires
Réserve et discrétion
Concertation pour la prise de congés

Avantages:
Le Département de l'Isère offre à ses agents la possibilité de bénéficier de différents services:

- Association du personnel (tarifs négociés vacances / loisirs / billetterie, chèques vacances, achats groupés)
- Association sportive du personnel (réductions dans différentes salles de sport, proposition de cours de yoga, Pilates )
- Participation employeur au titre de la protection sociale complémentaire ( mutuelle Santé et/ou prévoyance )
- Accès au restaurant administratif ou tickets restaurant