Adjoint Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Adjoint Administratif

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Horaires variables : selon plages horaires définies par le service soit de 8h00 à 18h00

Définition

Classer, pointer, vérifier les documents nécessaires à la saisie des informations.

Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses, enregistrer des données alphanumériques, numériques ou

comptables, dans le cadre des consignes et procédures définies,

le plus souvent à l'aide d'outils informatiques (micro-ordinateur, traitement de texte, tableur, base de données)

Missions

L'agent d'administration est chargé d'effectuer toutes les opérations nécessaires à la bonne exécution de l'activité comptable et

administrative des secteurs investissement/exploitation de la Direction des Travaux et des Equipements:

- comptable : enregistrer des commandes, vérifier les factures, réceptionner les factures et les liquider. Reprendre des éléments de

facturation dans des tableaux de suivis. Préparer les pièces jointes pour le bordereau des mandats. Relancer les fournisseurs pour le

suivi des facturations, des litiges et de la clôture comptable.
- administratif : aider à la préparation des pièces administratives pour le passage des procédures à la commission des marchés. Préparer

des courriers à partir de modèles. Classer et archiver les documents. Accueil téléphonique

Activités et savoir-faire maîtrisés
- Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc.), dans son domaine
- Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux professionnels
- Travail en collaboration avec les équipes techniques et administratives de lEts
- Gestion administrative et comptable, spécifique aux différents domaines d'activités
- Exploitation : Achat dEnergies et de prestations de maintenance
- Investissement : Achat de travaux neufs
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité en relation avec les entreprises, les ingénieurs, techniciens et la hiérarchie
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers (PV de réception, Ordres de services, Etat dacomptes, déclaration de sous-traitance, certificats divers)
- Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
- Mise à jour et vérification des prix marché, des commandes et des factures,
- Enregistrement sous excel et pointage des dépenses, autocontrôle, suivi des litiges et relance des fournisseurs et des techniciens..
- Tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Traitement des documents dématérialisés
- Télétravail possible suivi contrainte de service
- Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Évaluer la pertinence / la véracité des données, et / ou informations
- Autocontrôle et alerte de la hiérarchie, traitement des litiges, gestion en autonomie
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / TIC
- Savoir utiliser les logiciels appropriés
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine

Relations professionnelles les plus fréquentes

Fournisseurs extérieurs pour les prestations diverses

Services administratifs pour la gestion des documents

Diplômes requis

BEP CAP - BAC

Expériences professionnelles requises

Un niveau d'étude de BAC général ou BAC professionnel sera privilégié pour le poste

Conditions particulières

Déplacements inter-sites possibles

Gestion du temps et des priorités (période de clôture et période de surcharge de travail)

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme Sylvie VERITE
FF Adjoint des Cadres Hospitaliers
Poste 0477127238

Madame Sandrine LONGO
Adjoint des Cadres Hospitaliers
Poste 0477127262
0477127238

**ETABLISSEMENT**

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord

42055 Saint Etienne