Secrétaire de Direction

**Nous, c’est la **FUB, **le vélo au quotidien **:
Créée en 1980, la Fédération française des Usagers de la Bicyclette (FUB) porte la voix de 500 associations de promotion du vélo comme mode de déplacement. Son objectif : rendre la solution vélo attractive et sûre pour tou-te-s, partout en France.

La FUB fédère et anime le réseau des associations locales, interpelle les pouvoirs publics nationaux et intervient dans le débat public, et met en place des dispositifs d’accompagnement du grand public vers la mobilité à vélo.

Aussi, des filiales ont été créées pour permettre la gestion de projets financés par les certificats d’économies d’énergie (CEE) dont l’objectif est de développer l’usage du vélo sur le territoire

La FUB, c’est une équipe de 90 salarié-es réparti-es sur l’ensemble du territoire national animée par un Conseil d’administration composé de personnes membres des associations adhérentes.

Pour en savoir plus sur la FUB:
**Vous, à la recherche d’une nouvelle aventure professionnelle **:
Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique au sein d’une structure à taille humaine et en pleine expansion Vous avez pour ambition de participer au développement de la France comme pays cyclable où tout le monde puisse se déplacer à vélo

Le départ

Date de début prévue : Dès que possible

Nature du contrat : CDI

Statut : Cadre au forfait jour

CCN : ECLAT

Lieux de travail : Strasbourg avec déplacements fréquents à Paris

La destination

Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Délégué Général, et de la Déléguée Générale adjointe, la/le secrétaire de Direction est chargé(e) d’assister le DG, la DGA et le président de la FUB dans la gestion et l’organisation administrative et logistique de ses missions quotidiennes. Il/ Elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de ses responsables, organise et coordonne les informations internes et externes, prend en charge le suivi complet de certains dossiers ou d'événements spécifiques.

Vos missions

**1. Organisation de la Présidence et de la Délégation Générale**
- Gérer le courrier arrivée et départ au siège social
- Saisir et vérifier les notes de frais du Président voire de la DG, suivi des justificatifs comptables pour les frais engagés par la présidence et la DG
- Gérer les plannings de la direction (DG, DGA, Président),
- Organiser des rendez-vous, des réunions et des déplacements
- Procéder au Reporting : consolidation des indicateurs clés de l’activité pour la DG / DGA
- Assurer les relations avec les Cabinets de Ministres ou des collaborateurs de parlementaires ou de Maires, ainsi que les structures partenaires de la FUB (institutions, associations, etc)
- Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs

**2. Gestion et suivi des comptes rendus et documentation**
- Préparer, mettre en forme et diffuser les dossiers administratifs de la direction (Procès-verbaux AG, CA, Compte rendu des CODIR) et Assurer leur suivi dans leur processus décisionnel
- Rédiger, diffuser et archiver les notes de service et courriers,
- Traduire des documents anglais en français,
- Mettre en forme des documents pour la DG et la Présidence
- Gérer l’interface avec le Comité de Direction

**3. Gestion des évènements de la structure**
- Piloter la mise en place et la bonne exécution des événements de la structure
- Gestion des inscriptions / invité.es pour les événements ou salons (Salon des Maires, Congrès de la FUB)
- Organisation de la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales)
- Organisation logistique des réunions de Conseils d'administration en présentiel

**4. Services généraux du groupe FUB**
- Gérer et suivre les dossiers relatifs aux différents sites de la FUB (assurances, contrats d’entretiens, contrat de maintenance, contrat des biens mobiliers et immobiliers)
- Assurer et coordonner le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons, salle de réunion)
- Coordonner l’installation dans de nouveaux locaux
- Organiser et suivre les déplacements collectifs (CODIR, séminaires d’équipe nationale, congrès )

**5. Coordination d’une équipe administrative**
- Coordination opérationnelle de l’équipe des assistant.es de projet (5 personnes)
- Animer des temps d’échanges en garantissant le bon respect des procédures de gestion

**Savoir-être**
- Aisance relationnelle et un fort esprit d’équipe
- Être pro active et force de proposition
- Rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités
- Confidentialité / Diplomatie / Discrétion

**Savoir-faire**
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Transmettre les informatio