Assistante Executive

**Métier**:
Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

**Intitulé du poste**:
Assistante Executive - Direction de la Communication et de la Philanthropie H/F

**Missions/Activités**:
L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Executive pour la Direction de la Communication/Affaires Publiques et la Direction de la Philanthropie. Dotée d'une feuille de route exigeante avec de beaux projets de développement, vous viendrez en appui de ces 2 directeurs et de leurs équipes.

Les missions principales sont:
1. Gestion administrative et coordination interne
- Organisation des agendas complexes : gestion et proratisation des agendas des directeurs, anticipant les besoins et gestion des urgences.
- Préparation et suivi des réunions : Planification, organisation des réunions, préparation des supports nécessaires pour les réunions régulières.
- Soutien administratif : appui à la mise en œuvre et au suivi des outils et initiatives internes, suivi des commandes, gestion des fournisseurs et des paniers d'achat.
- Formation et accompagnement des équipes : Sensibilisation à l'utilisation des outils internes (Concur, COUPA, portail RH et informatique)
- Gestion des signatures électroniques : Supervision des demandes via DocuSign pour assurer des validations fluides et rapides.
- Office Management : Intégration des nouveaux arrivants (demandes de matériel, activation des comptes informatique et mise en place des outils nécessaires. Gestion proactive des problématiques administratives et techniques.
- Gestion des déplacements : Réservation et coordination des déplacements et traitement des notes de frais via Concur.

2. Coordination événementielle
- Organisation des séminaires et événements:
Coordination logistique (réservations de salles, pauses café, matériel technique).
Gestion des accès pour les invités externes.
Collaboration avec le CCIP pour les événements institutionnels.
3. Gestion des projets transversaux : focus Pasteurdon
- Organisation des réunions de pilotage : planification et coordination des participants.
- Gestion budgétaire et administrative : création des paniers d'achat suivi des commandes et budgétaire.
- Support logistique événementiel : coordination des aspects logistiques (accueil des participants, aide à la gestion des prestataires.

4. Communication interne et collaboration transversale
- Facilitation de la communication interne : diffusion des supports et informations auprès des équipes.
- Soutien technique et formation : accompagnement des équipes sur les outils internes pour optimiser les synergies.

**Profil**:
Diplômé(e) d'un Bac+2 ou 3 Assistant Manager, vous avez a mínima 6 ans d'expérience professionnelle auprès de managers de direction avec des responsabilités transversales.

Savoir-faire:

- Expérience en gestion d'événements et en office management.
- Capacité à évoluer dans un environnement institutionnel exigeant, nécessitant proactivité et réactivité.
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Maîtrise des outils numériques : Pack Office, DocuSign, Concur, COUPA.
- Maitrise de l'anglais.

Savoir-être:

- Diplomatie, flexibilité et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité.

Vos conditions et environnement de travail:

- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Possibilité de télétravail
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle et service de santé pour les collaborateurs
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités).

**Type de contrat**:
Contrat à durée indéterminée

**Temps de travail**:
Temps plein

**Niveau d'années d'expérience souhaitée**:
6 à 10 ans

**Niveau d'étude souhaité**:
Bac + 2

**Diplôme souhaité**:
Bac+2

**Filière souhaitée**:
Assistanat

**Certification ou habilitation requise**:
Aucune

**Compétences linguistiques**:
Anglais (B2 - Opérationnel)

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Paris

**Lieu**:
Paris 15ème - Métro Pasteur

**Demandeur**:
**Poste à pourvoir le**:
01/04/2024