Assistant.e de Direction

**À propos de nous**:
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose **un modèle d’université inédit** en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour **développer l’excellence de la recherche nantaise** et offrir de **nouvelles opportunités de formations**, dans tous les domaines de la connaissance.

**Durable **et **ouverte sur le monde**, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

**Environnement et contexte de travail**:
L'agent.e sera intégré.e au sein du Département Informatique de l'UFR Sciences et Techniques (S&T). Le Département informatique est un département de formation qui a en charge les formations dans les domaines des sciences du numérique : Informatique, Informatique-Mathématiques, MIAGE (Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion d'Entreprise).

L'agent.e recruté.e sera impliqué.e dans la gestion administrative des formations du Département (de la Licence au Master). Il ou elle travaillera au plus près de la Direction et des chargés de mission du Département. L'agent.e aura différents interlocuteurs : les autres assistantes du Département Informatique, les enseignants et enseignants-chercheurs du Département Informatique, le service financier de proximité (SFP) de l’UFR S&T, les assistantes du LS2N (Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes).

**Mission**:
Ce poste consiste à assister les enseignants et enseignants-chercheurs du Département en assurant la gestion administrative et financière du Département Informatique. Ces différentes missions nécessitent d’échanger avec de nombreux interlocuteurs académiques, administratifs de Nantes Université mais aussi avec les services administratifs du LS2N (Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes). Les tâches associées à ce poste sont très diversifiées et nécessitent à moyen terme une bonne connaissance de l’organisation de l’UFR S&T.

**Activités principales**:
Gestion administrative
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes du Département,
- Assurer la continuité de service et le bon fonctionnement des circuits administratifs,
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
- Aider à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Classer, mettre à jour et archiver les documents papiers et informatisés du Département.

Gestion des ressources humaines
- Suivre et contrôler les dossiers de recrutement des vacataires (logiciel OSE),
- Saisir les charges d'enseignements pour les enseignants et les vacataires (logiciel GEMOE),
- Gérer les arrêts de maladie et les congés des membres du Département,
- Gérer des dossiers RH particuliers (décharges de service, modulations, ).

Gestion financière et comptable
- Suivre les dépenses et les recettes (notamment la taxe d’apprentissage) au quotidien et diffuser l'information à la Direction du Département,
- Enregistrer dans SIFAC+ et assurer le suivi administratif des bons de commande du Département,
- Assurer la gestion des ordres de missions : enregistrement dans Notilus, états des frais, déplacements.

Événementiel, Communication en lien avec la vie du Département
- Aide dans l'organisation des différents événements liés à l’animation du Département : réservation des locaux, démarches administratives auprès des différents services.
- Utilisation des outils numériques (UNCloud, Prodoc )

Prévention

Une implication dans les actions de prévention du Département (aide dans la rédaction du DUER - Document unique d'évaluation des risques professionnels) serait un plus.

**Profil**:
**Versant : Fonction publique d’État**

**Type de recrutement : Catégorie C, contractuel-le, CDD 1an **(article L.332-2,2 du CGFP)

Formation et/ou qualification : Bac +2/3

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste