Assistant de Direction

Contexte et définition du poste

**PRESENTATION DU SERVICE**

Acteur essentiel de la santé sur le territoire Oise-Est, le centre hospitalier intercommunal Compiègne-Noyon (CHICN) est établissement leader de son territoire dans de nombreuses spécialités. Premier acteur de sa zone de recrutement, le CHICN porte des projets d’envergure à fort impact pour le territoire de santé, tel que le projet de construction d’un nouveau bloc opératoire.

La Direction des Soins assure _:_
- La qualité et la sécurité des soins conformément aux recommandations, à la règlementation et à la typologie des différentes pathologies
- Les organisations soignantes conformément aux cadres de fonctionnement, à la règlementation et aux effectifs PNM requis
- L’étude, la mise en œuvre et le déploiement des projets institutionnels conformément au Projet Médical et de Soins Partagé (PMSP), aux projets de la gouvernance
- Le lien entre les différentes directions (DRH, DALT, DSI..), les services de soins et les services médicotechniques
- L’anticipation des besoins RH, de formations des PNM

Sous la responsabilité de la Directrice des soins l’équipe est composée de:

- 1 Assistant de Direction
- _4 à 7 cadres de pôle, 1 cadre supérieur et 1 cadre de santé en missions transversales et 2.5 cadres de santé de nuit_
- _42 encadrants (cadres de santé, faisant fonction cadres, référents) _

**MISSION DE L’ASSISTANT DE DIRECTION**
- Organiser pour la Direction des Soins, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service._
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)_

**ACTIVITES PRINCIPALES**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction des soins ainsi que l’orientation des personnes
- Assurer une gestion rigoureuse des agendas ; et notamment celui de la Directrice des Soins
- Préparer et organiser des réunions et des rendez-vous (réservation de salle, préparation de documents, réalisation des convocations )
- Assister aux réunions (cadres, CSIRMT ) afin d’en rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, tri et distribution)
- Rédiger des courriers
- Mettre en forme divers documents (courriers, tableaux, présentation PowerPoint )
- Etablir les ordres de missions
- Enregistrer les conventions de stage, le suivi des stagiaires
- Assurer le classement divers

**POSITIONNEMENT AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT**
- Pôle Ressources Stratégie
- Hiérarchique direct : Directeur des soins
- Relations professionnelles : le personnel de l’établissement, les directions et l’encadrement, les visiteurs extérieurs

**CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJETIONS PARTICULIERES**
- Poste à 100%,
- Pas de travail le week-end et jours fériés.
- Les horaires d’accueil du secrétariat de la DS sont de 8h30 / 17h30, un planning est donc organisé avec des roulements horaires 8h30/16h30 et 9h30/17h30 avec les 2 assistants de direction de la DRH
- 25 congés annuels + 3 (hors période et fractionnement) + 6 RTT + 20 Repos compensateurs

Profil recherché

**COMPETENCES, APTITUDES ET SAVOIR FAIRE REQUIS**
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, Power Point) et aptitude à appréhender des systèmes d’information (AGIRH, ASSET+, e-planning)
- Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Rigueur et organisation
- Discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle
- Compétence rédactionnelle
- Adaptation de la communication en fonction des interlocuteurs

**DIPLOMES ET QUALIFICATIONS**
- BTS Assistant de Direction souhaité.