Assistante de Direction à L'ifsi

**Description entreprise**:
Le groupe hospitalier Fondation Vallée - Paul Guiraud, acteur important de la psychiatrie publique en Île-de-France, résulte de la fusion au 1er janvier 2025 du Centre hospitalier Fondation Vallée, spécialisé dans la psychiatrie des enfants et adolescents, et du Groupe Hospitalier Paul Guiraud, dédié à la psychiatrie adulte. Il est l’établissement support du GHT « Psy Sud Paris », incluant l'EPS Erasme à Antony (92).

L’établissement couvre un large territoire urbain de 30 communes (près d’un million d’habitants) avec 11 secteurs de psychiatrie adulte (ouest du Val-de-Marne et centre des Hauts-de-Seine) et 1 secteur pour enfants et adolescents, comprenant plusieurs sites d’hospitalisation et structures extrahospitalières. Il propose des prises en charge spécialisées : une unité pour malades difficiles et une unité hospitalière spécialement aménagée (UHSA). Ses implantations principales se situent à Villejuif et Gentilly (94) ; Clamart et Boulogne-Billancourt (92). Il dispose par ailleurs d’environ 80 services disséminés sur le territoire.

Engagé dans les soins de qualité, le rétablissement de ses usagers, le développement durable et la formation (Accueil de 350 élèves/an au sein d’un IFSI et d’un IFAS), le groupe collabore avec des établissements médico-sociaux et le GHU Paris Sud de l’APHP pour garantir des parcours de soins cohérents.

**Description du poste**:
**Missions principales du poste**
- Gestion de l’agenda de la directrice
- Participation au suivi du budget C de l’institut en lien avec la Direction des finances (DAF) et le Conseil Régional d’Ile de France (CRIF)
- Suivi du financement et des dépenses des subventions d’Appel A Projet
- Mise à jour des effectifs des étudiants et élèves demandeurs d’emploi sur KAIROS (France Travail),
- Création des sessions de formations infirmière et aide-soignant sur DOKELIO
- Suivi et soutien des apprenants boursiers
- Participer aux saisies des statistiques et enquêtes (CEREQ, DREES )
- Organisation des archives avec l’archiviste de l’établissement

**Mission globale**

Recueillir et traiter une partie des informations nécessaires au fonctionnement de l’institut, au niveau du secrétariat de direction et du secteur pédagogique sur certaines missions. Les missions ci-dessous font parties d’une expérimentation et pourront être repensées.

Exemples de missions (liste non exhaustives)

Polyvalence des activités indispensables à la continuité du service
- Accueil téléphonique et physique des étudiants/élèves et des visiteurs
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Traitement du courrier, dossiers et documents
- Participation à la démarche qualité = certification Qualiopi
- Publication de documents ou d’informations administratives à destination des apprenants
- Classement et archivage

Participation à la mise à jour du site Internet de l’école avec l’aide de la documentaliste
- Liens avec les assistantes gérant les promotions ESI ou EAS
- Liens avec l’assistante gérant les stages et la coordinatrice des stages

**Activités ponctuelles**
- Participation à la préparation de la / des journée(s) portes ouvertes de l’institut
- Participation à l’organisation des Instances
- Rédaction des procès-verbaux des lnstances Compétentes pour les Orientations Générales de l’Institut (2 par an)
- Participation à la construction et mise à jour de procédures (dans son domaine d’activité)
- Gestion des commandes internes (CPAGE en dépannage) et externes Lyreco et autres fournisseurs au marché si besoin

**Profil recherché**:
**Savoir-être**
- Organisée
- dynamique
- sens des responsabilités
- rigueur
- discrétion professionnelle et maîtrise de soi
- sens de la relation et du collectif
- disponible
- patiente

**Compétences souhaitées**:
Adaptation et optimisation du planning de travail.

Définir et adapter un plan de classement et d’archivage accessible

Rédiger et mettre en forme des notes et documents et ou rapports

Gérer des priorités et des délais

Travailler en équipe et en réseau.

**Avantages**:
Qualité de vie au travail

Accompagnement à la prise de poste Plan de formation dynamique et accompagnement personnalisé de vos projets d'évolution professionnelle Mobilité en interne et de l'intra hospitalier vers l'extra hospitalier possible Salle de détente/relaxation accessible à tous

Actions sociales

Accès à la crèche de l'hôpital (100 berceaux). Horaires adaptés pour les soignants. Diverses offres de solution de logement Accès à des activités sportives et culturelles

Assistante sociale et conseillère en économie sociale et familiale Permanence de notaire et d'avocat

Comité de gestion des œuvres sociales

Qualité de l'environnement

Places de stationnement dans l'hôpital
Proximité immédiate des transports - Bus, Tram (T7) et Métro : ligne 7 et 15 Accès au self à tarif préférentiel