Assistant(E) de Direction

**Description entreprise**:
Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.

Deux instituts de formation (IFSI & IFAS) y sont rattachés.

La direction des achats et des approvisionnements s’inscrit dans le cadre du Groupement Hospitalier de Territoire Psy Sud Paris et a une compétence sur les trois établissements.

Ses principaux objectifs visent à harmoniser les pratiques entre les trois établissements et à rationnaliser leurs dépenses.

Son périmètre s’articule autour de deux grands axes:

- Les achats:

- La cellule des marchés, basée au niveau de l’Etablissement support du GHT : 4 rédacteurs
- Les services économiques:

- Groupe Hospitalier Paul Guiraud : 7 gestionnaires
- Fondation Vallée : 3 gestionnaires
- Erasme : 4 gestionnaires
- Le service carte achat du Groupe Hospitalier Paul Guiraud composé d’un responsable et d’un gestionnaire
- Les approvisionnements:

- Restauration : production, self et internat,
- Activité linge,
- Transports : logistiques et sanitaires,
- Vaguemestre,
- Manutention,

**Description du poste**:
**Missions du poste**

L’assistant(e) de direction:

- Organise et coordonne pour le directeur des achats et des approvisionnements la transmission et la rédaction des informations de la Direction.
- Assiste le responsable logistique du GHT ainsi que le responsable des achats du GHT,
- Frappe, saisit et présente des notes et des documents, parfois à caractère confidentiel.
- Traite, exploite, suit une partie des informations de la Direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
- Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec le directeur, l’équipe de direction et avec les partenaires extérieurs.

Ces missions nécessitent de gérer plusieurs activités simultanément.

**Activités** permanentes**
- Accueil physique et téléphonique
- Enregistrement, tri et distribution du courrier « arrivée »
- Mise sous pli et expédition du courrier « départ »
- Frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports)
- Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements
- Gestion des dossiers (préparation, suivi, reproduction et diffusion des documents
- Gestion de l’archivage dans le respect des règles applicables
- Coordination entre les différents services de la direction
- Gestion des fournitures : commandes et suivi des stocks
- Intégration des pièces marchés dans CPAGE en lien avec les gestionnaires de la cellule des marchés

**Activités ponctuelles**
- Aide aux gestionnaires du bureau des commandes en tant que de besoin
- Saisie des commandes
- Réception, liquidation et mandatement avec traitement des rejets

**Profil recherché**:
Fonctionnaire (Corps des ACH) ou Contractuel

Maîtriser traitement de textes et tableur, PowerPoint.

La maîtrise orthographique et syntaxique est obligatoire

Aisance de langage en lien et en adéquation pour des contacts quotidiens avec tout type de public (tout en interne qu’en externe de l’Hôpital)

Respecter les procédures d’organisation, planifier les activités à court et moyen termes, en fonction des priorités

Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et d’anticipation

Diplomatie

Discrétion professionnelle

**Avantages**:
ualité de vie au travail

Accompagnement à la prise de poste Plan de formation dynamique et accompagnement personnalisé de vos projets d’évolution professionnelle Mobilité en interne et de l’intra hospitalier vers l’extra hospitalier possible Salle de détente/relaxation accessible à tous

Actions sociales

Accès à la crèche de l'hôpital (100 berceaux). Horaires adaptés pour les soignants. Diverses offres de solution de logement Accès à des activités sportives et culturelles

Assistante sociale et conseillère en économie sociale et familiale Permanence de notaire et d’avocat

Comité de gestion des œuvres sociales

Qualité de l’environnement

Places de stationnement Proximité immédiate des transports - Bus, Tram (T7) et Métro : ligne 7 et 15

Accès au self à tarif préférentiel