Secrétaire de Direction

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Le Département du Calvados développe depuis de nombreuses années une politique éducative ambitieuse au profit de plus de 33 000 élèves scolarisés dans 58 collèges publics dont 2 cités mixtes et 19 collèges privés. Ces actions coordonnées au sein de la Direction Education Jeunesse et Sports, et menées en collaboration avec les services académiques, relèvent d’un fonctionnement transversal au sein de la collectivité : sectorisation, opérations de travaux, de maintenance et d’entretien des bâtiments, attribution des moyens de fonctionnement des collèges, restauration scolaire, équipement numérique, actions éducatives et européennes, politique sportive.

Composée d’une cinquantaine de collaborateurs, la Direction Education Jeunesse et Sports (DEJS) se compose d’une direction déléguée aux collèges, interlocutrice quotidienne des chefs d’établissements, et de deux services : l’un en charge du sport et de la vie associative, l’autre en charge des actions éducatives de la citoyenneté et de l’Europe.

Rattaché à la Directrice Education Jeunesse et Sports et, en son absence, à la directrice déléguée aux collèges, en qualité de secrétaire de direction, vous assistez d’une part la directrice et la directrice déléguée et, d’autre part, vous assurez une coordination des tâches administratives de secrétariat pour l’ensemble de la DEJS. Elément central de l’organisation de la DEJS, vous vous positionnez comme un facilitateur de gestion des tâches administratives et du fonctionnement quotidien de la DEJS, en particulier pour les cadres.

**Activités**
- Tenir l'agenda de la directrice et de la directrice déléguée
- Organiser les réunions et les rendez-vous pour l’ensemble de la DEJS, et notamment les jurys de concours
- Accueillir, renseigner et orienter le public lors des accueils physiques et téléphoniques
- Assurer la gestion du courrier papier ou numérique (réception, enregistrement, suivi du traitement )
- Coordonner la préparation et le suivi des rapports de la direction à présenter en Commission Permanente ou Conseil Départemental
- Rechercher l'information, la mettre en forme et la transmettre
- Préparer et suivre des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels
- Rédiger des compte-rendu de réunions (prises de notes) et des courriers simples
- Mettre en forme et saisir une partie des informations du service (notes, rapports, tableaux de bord, présentation PowerPoint...)
- Classer et archiver
- Veiller à l’organisation de l’arborescence informatique de la direction
- Assurer le suivi des absences des agents de la direction (congés, télétravail, arrêts maladie)
- Constituer un binôme de secrétariat avec l’assistante du DGA et organiser la suppléance pendant les périodes d’absence de l’un/l’une ou l’autre
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels liés au domaine d’activité (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Adobe Acrobat )
- Maîtrise des règles de la rédaction administrative
- Sens du service public et de l’accueil
- Capacité à travailler et à échanger en équipe
- Capacité à gérer des demandes multiples et à hiérarchiser les priorités
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation
- Initiative et autonomie
- Respect des délais
- Strict respect de la confidentialité
- Niveau V (CAP / BEP)