Un / Une Assistant(E) Du Secrétariat Général

Il y a 2 mois

Paris, France Parc naturel régional Normandie-Maine Temps plein

Date de publication de l'offre

20/03 - 19/05/2023

Type d'emploi
- CDD
- CDI
- Fonctionnaire

Catégorie de métier

Direction - Administration

Nom de l'organisme

Parc naturel régional Normandie-Maine

Sous l’autorité de la responsable du pôle Secrétariat général, et appuyé(e) par une autre secrétaire, l’assistant(e) du Secrétariat général participe de manière générale au bon fonctionnement du secrétariat du Parc et du secrétariat de la direction et de la présidence.
- Mission

Secrétariat:
Participe, selon les consignes de sa hiérarchie, à la préparation des parapheurs destinés à la direction et à la présidence (courriers entrants et courriers sortants). Participe à assurer l’accueil téléphonique et à traiter les sollicitations des interlocuteurs de la direction et de la présidence. En lien avec la secrétaire, participe à la gestion et à l’organisation du courrier en interne, à la mise en forme des courriers des membres du Parc, en assure l’envoi, la conservation, l’archivage et la transmission interne. Assure la mise à jour de la base de données du Parc. Participe à l’accueil physique dans les bureaux de la Maison du Parc.

Comptabilité:
Assure en lien étroit avec la responsable du pôle Secrétariat général et la direction, la tenue de la comptabilité du Parc. Suit et saisit les engagements budgétaires. Gère les factures sur le portail Chorus (téléchargement, traitement,). Traite les mandats et les titres, passe les écritures comptables selon les règles générales des finances publiques, du Code général des collectivités territoriales et de l’instruction comptable applicables au Parc. Met en œuvre la procédure de comptabilité analytique fixée par la direction. Assure la mise à jour du compte administratif. Participe à la mise à jour de l’actif existant et assure la cohérence entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable. Participe à la mise en place de la nouvelle nomenclature.

Institutionnel:
Assure l’organisation et la régularité des assemblées dans le respect des statuts (bureaux et comités syndicaux). Prépare les convocations, les ordres du jour et participe à la mise au point des rapports. Assure l’envoi des documents aux membres des assemblées et le dépôt sur la plateforme dédiée.
Prépare le vote des assemblées, en vérifie la régularité formelle (quorum, émargements, pouvoirs, secrétaires de séances, représentations ). Rédige les procès-verbaux, les délibérations et les soumet à l’approbation de la direction. Assure la transmission au service du contrôle de légalité des délibérations en lien avec la responsable du pôle. Tient à jour le registre des actes administratifs. Assure le classement et l’archivage des décisions et des documents essentiels qui y sont liés. Assure un service d’accès aux documents administratifs du Parc.

MISSIONS SECONDAIRES:
Participe à l’élaboration des rapports d’activité. Participe aux événements importants de l’institution (fêtes, assemblée générale).
- Profil

Qualités recherchées : Grande rigueur, sens de l’organisation et des priorités, réactivité et autonomie. Maîtrise des outils informatiques.
Profil recherché : Formation dans le domaine du secrétariat (classement, archivage). Pratique des matières précitées et expérience en en collectivité.
- Informations complémentaires

SPECIFICITES : En contact avec les élus et les partenaires professionnels du Parc, participe à la qualité d’accueil du Parc. Contribue à la bonne image du Parc. Ayant accès à certaines informations sensibles, notamment celles relatives à la trésorerie et aux ressources humaines, doit agir avec un souci constant de discrétion. Stricte obligation de confidentialité.

Caractéristiques du poste:
Contrat de 2 ans renouvelable
Poste à temps complet basé à la Maison du Parc à Carrouges (61).
Rémunération : base statutaire + RI en fonction du profil.
Prise de poste en juin 2023.
- Coordonnées pour postuler

Candidatures (CV + lettre de motivation) à envoyer avant le 19/05/2023 à:
M. le Président du Parc naturel régional Normandie-Maine
Maison du Parc Le Chapitre CS 80005 61320 CARROUGES Cedex

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