Assistant.e de Direction

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant.e de direction

**Nature de l'emploi**:
Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

**Temps de travail**:
Temps complet

**Description du service**:
Le réseau municipal de lecture publique est composé de huit bibliothèques et médiathèques (plus 2 bibliothèques associées et 4 bibliothèques associatives conventionnées) et a pour mission de favoriser l'accès du plus grand nombre à l'information, à la connaissance et à la culture, grâce à une desserte cohérente du territoire, une offre de services aux Nantais et des médiations appropriées (1 000 000 de documents, 50 000 adhérents, 1 700 000 prêts/an).

**Description de la mission**:
Rattaché-e à la directrice de la Bibliothèque municipale, la secrétaire de direction l’assiste dans ses fonctions. Elle a également en charge le secrétariat de la directrice-adjointe de la Bibliothèque municipale et de la directrice du Musée Jules-Verne.

Vos activités:
Vous assurez le secrétariat de la direction de la Bibliothèque municipale:
assurer l’accueil téléphonique et physique, gérer le courrier sous Postman (réception, tri, suivi, classement informatique,...)
organiser l’agenda de la directrice et de la directrice-adjointe de la Bibliothèque municipale, gérer les modifications le cas échéant,
organiser les modes de déplacements (ordre de mission, réservation hôtel / restaurants / transports) de la direction de la Bibliothèque municipale (y compris à l’étranger),
assurer la mise en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendus, diaporamas, documents d’information, dossiers pédagogiques et autres documents,
Contribuer à l’Intrabib par la mise en ligne des brèves, de notes de service, actualités de la BM

Vous organisez des réunions et des séminaires pour la direction de la Bibliothèque municipale:
assurer l’organisation des réunions (présentiel, visio ), la réservation des salles de réunions, du matériel et éventuellement l'organisation du mode de déplacement (gestion des ordres de missions, véhicule de service ), rédaction et diffusion de l'ordre du jour, préparer des dossiers, prise de notes et rédaction du compte-rendu,
organiser le séminaire annuel de la Bibliothèque municipale ainsi que les séminaires des cadres : prise en charge de la logistique, réservation de salles, inscription des participants aux ateliers, organisation du repas, préparation des fournitures, des supports pour les ateliers...
Vous assurez également le secrétariat de la directrice du Musée Jules-Verne

organiser son agenda, ses déplacements professionnels (ordre de mission, réservations nuitée, restaurants, transports),
assurer la mise en forme des courriers, notes,
gérer le courrier sous Postman (réception, tri, suivi, classement informatique,),
Organiser les réunions (réservation de salles, logistique..), préparer les dossiers, les documents divers,
Prendre des notes, rédiger et diffuser le compte-rendu et assurer le suivi parapheur

**Profil (Compétences)**:
Disposant d’une expérience avérée en assistanat, vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et détenez un intérêt pour les bibliothèques, les musées ainsi que pour l’action culturelle.

Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques usuels : Outlook, Word, Excel, Power Point, Postman, e-Temptation, Pandaa et une bonne connaissance et expérience des situations d’accueil du public.

Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur et votre sens de l’organisation. Vous savez faire preuve d’autonomie et d’initiative et êtes apte à gérer des urgences.

Enfin, vous êtes attaché-e aux notions de confidentialité et de discrétion.

**Localisation du poste**:
**Lieu d'exercice des fonctions**:
NANTES

**Contacts et informations complémentaires**:
**Besoin d'informations sur le poste ?**:
Lola MIRABAIL, directrice Bibliothèque Municipale (02 40 41 42 01)

Véronique COUREAU, Département RH (02.52.10.81.37)

Adressez votre lettre de motivation, CV, dernier bulletin de salaire, RQTH le cas échéant