Assistant.e de Direction
il y a 3 semaines
-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Nous recrutons actuellement, un.e assistant.e pour la Direction des Bâtiments. Cette direction est chargée d’élaborer les programmes pluriannuels d’investissement et de maintenance sur le patrimoine départemental qui comprend les collèges publics, le parc immobilier du SDIS et celui des services du Département. Elle assure également la conduite d’opérations, la gestion immobilière et la coordination des actions en matière d’exploitation et de maintenance.
La Direction des Bâtiments travaille en étroite collaboration avec:
- La Direction Education Jeunesse et Sports (ayant en charge les collèges)
Le patrimoine dont est en charge la direction des bâtiments se réparti sur 300 sites, et se compose:
- Des collèges (452.000 m²)
- Du patrimoine départemental (278.000 m²)
- Du patrimoine du SDIS (93.000 m²)
Description du poste
Fonctions
En tant qu’assistant.e de la direction, vous serez placé.e sous l’autorité de la Cheffe du service administration et gestion immobilière. Vous serez chargé(e) en binôme avec une autre assistante, d’assurer de façon mutualisée les missions de secrétariat pour le directeur, le directeur adjoint et les 4 services de la direction
Missions générales
Fonction accueil
- Accueil téléphonique de la direction de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00
- Accueil téléphonique du Pôle par rotation avec les autres assistantes de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Accueil téléphonique et physique par rotation à l’accueil du bâtiment Cucillé 1.
- Accueil physique des visiteurs pour la direction
Fonction Administrative
- Assistance mutualisée pour l’ensemble de la direction : recevoir, filtrer, renseigner, voire transmettre : accueil physique, téléphonique et gestion des sollicitations via les boîtes de messagerie génériques
- Gestion du courrier papier et numérique déposé en Ged : réceptionner, tracer, dispatcher et préparer l’envoi
- Par rotation avec les autres assistantes du pôle, suppléance pour la gestion du courrier entrant pour le pôle avec diffusion vers les autres directions (DGTI-DGRD-DMG,)
- Suivi des courriers dans Post Office : réceptionner, dispatcher et suivre le traitement et le circuit jusqu’à la clôture
- Suivi des parapheurs électroniques et des parapheurs papier
- Suivi du chrono des courriers
- Suivi de la signature des élus en lien avec leurs assistant.es
- Avoir un rôle de garant de la qualité des productions par le respect des chartes graphiques, utilisation des nouveaux modèles, contrôle du fonds : cohérence entre différents écrits, orthographe, formule de politesse adéquate,
- Programmation et gestion des badges d’accès aux bâtiments (Salto)
- Organisation et planification des réunions de l’équipe (réunion de service, de direction) : réservation salle, matériel, convocation, ordre du jour et gestion des documents supports
- Gestion des agendas à la demande (directeur, directeur adjoint, chefs de services,)
- Gestion des calendriers : commissions permanentes, commissions d’appels d’offre, sessions, points élus,
- Gestion des contacts (logiciel « Partenaires », contacts de la direction)
- Préparation des dossiers des COPIL et points bâtiments
- Assistance administrative aux procédures de jury de concours
- Appui administratif à la gestion immobilière au sein du service
- Suivi des plannings de congés de la direction
- Classement des dossiers du directeur, du directeur adjoint,
- Gestion des fournitures administratives et approvisionnement consommables
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Contraintes particulières : Obligation de continuité de service de l’assistance mutualisée particulièrement pour certaines périodes de congés scolaires - congés par alternance et rotation avec l’autre assistante.
Télétravail limité à 1 jour par semaine.
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité
- Bonne connaissance des logiciels Gedelib, Post office, Ixbus, Partenaires appréciée
- Très bonne maitrise des outils bureautiques : word, excel, powerpoint, Outlook, Teams ou OneNote.
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe (grand nombre d’interlocuteurs),
- Excellente organisation personnelle
- Capacité à travailler en binôme
- Facilité d’adaptation aux changeme
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Assistant.e de direction
il y a 1 semaine
Rennes, France Département dIlle-et-Vilaine Temps pleinPrésentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des...
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Assistant.e de direction
il y a 3 jours
Rennes, France Département dIlle-et-Vilaine Temps pleinPrésentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus durable. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des...
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Assistant.e de Direction
il y a 1 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Rejoignez le Pôle Territoires et Services de Proximité, un acteur clé dans la coordination des agences départementales et le pilotage des politiques départementales. Le Pôle Territoires et Services de Proximité est situé au 3, avenue de Cucillé à Rennes. Il comprend: - Le siège composé d’un secrétariat général et d’une...
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Assistant.e de Direction
il y a 1 mois
Rennes, France FEDERATION ADMR 35 Temps plein**L'entreprise** L'ADMR, un réseau de 47 associations autorisées par le Conseil départemental.** Les services ADMR sont qualifiés pour intervenir à domicile dans les champs de l'enfance et la parentalité, l'accompagnement du handicap, les services et les soins aux seniors, l'entretien de la maison, sur l’ensemble du département...
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Assistant.e de Direction
Il y a 2 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Le Département recrute une assistante de direction, pour la Délégation générale à la Transformation, à pourvoir dès que possible. Le poste est situé au siège du Département Ille et Vilaine, quartier Beauregard, à Rennes. La Délégation générale à la transformation a pour rôle d’accompagner l’évolution du Département vers...
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Assistant.e Administratif.ve
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de l'Espace public et des Infrastructures Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Administratif.ve Soutien Aux Projets
il y a 1 mois
Rennes, France Direction de la Culture Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Stage - Assistant.e Communication Du Conservatoire
il y a 4 semaines
Rennes, France Direction de la Culture Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Direction
il y a 3 jours
Rennes, France Crédit Mutuel Arkea Temps plein**Description du poste**: **Contrat**: CDI **Votre mission**: Vos principales missions seront les suivantes: Organiser les Directoires, Comités de Direction : préparation des ordres du jour, participation, rédaction et diffusion des PV Assurer l’organisation des réunions du Pôle Assurer la préparation de supports de présentation Gérer l'agenda et...
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Assistant de Direction
il y a 1 mois
Rennes, France Résidence Les Roseraies Temps pleinL'EHPAD Les Roseraies, situé en centre-ville de Rennes, proche de la gare, recrute un.e assistant.e de direction en CDD dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. Dans un cadre verdoyant et chaleureux, vous évoluerez au sein d'une équipe pluridisciplinaire dynamique. L'établissement est doté de nombreux équipements. Une micro-crèche étant...
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Assistant de Direction
il y a 1 jour
Rennes, France Résidence Les Roseraies Temps pleinL'EHPAD Les Roseraies, situé en centre-ville de Rennes, proche de la gare, recrute un.e assistant.e de direction en CDD dans le cadre d'un remplacement de congé maternité. Dans un cadre verdoyant et chaleureux, vous évoluerez au sein d'une équipe pluridisciplinaire dynamique. L'établissement est doté de nombreux équipements. Une micro-crèche étant...
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Assistant Administratif Et de Direction
il y a 1 mois
Rennes, France Direction Affaires Juridiques Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Administratif.ve
il y a 1 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Le pôle solidarité humaine est chargé de participer à la définition, la mise en oeuvre et l’évaluation des politiques départementales menées en faveur des personnes âgées, des personnes handicapées et des personnes en situation d’exclusion. Il pilote et coordonne, à ce titre, en liaison avec les agences départementales,...
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Assistant.e Contrôle Des établissements
il y a 1 mois
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Le pôle égalité éducation citoyenneté, centré sur l’accueil du jeune enfant, la protection maternelle et infantile, la protection de l’enfance, la réussite éducative et la démocratisation de l’accès à la culture, pilote et met en œuvre les politiques qui concourent à l’épanouissement des personnes, en particulier des...
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Assistant.e de Direction
il y a 4 semaines
Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein-Présentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ? Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des...
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Assistant.e Administratif.ve/ Assistant.e Adv
il y a 1 mois
Rennes, France Artis Tertiaire Temps pleinNous recherchons pour l'un de nos clients, qui intervient dans le domaine des technologies de l'audiovisuel et de la signalétique numérique **Un.e Assistant.e Administratif.ve / Assistant.e ADV.** Dans le cadre d'un remplacement, ce poste est à pourvoir du 10 au 21 juillet 2023, en 35heures, sur Rennes. Sous la supervision du responsable de site, vos...
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Assistant.e Administratif.ve Et Comptable
il y a 1 jour
Rennes, France Direction Police Municipale et Domaine Public Temps plein**Rennes Ville & Métropole et ses 5500 agents œuvrent au quotidien** pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, en phase avec les enjeux d’aujourd’hui et de demain. Nous rejoindre, c'est faire le choix d'intégrer une collectivité qui mise sur la diversité des profils, l'accompagnement des parcours et la qualité de vie au travail de ses...
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Assistant.e Commercial.e
il y a 1 mois
Rennes, France Groupe Paredes Temps pleinVous souhaitez vous investir dans une ETI française dynamique tournée vers l'innovation, et portant une ambition forte dans le cadre de son plan de développement #CAP N°1! ? Au plus proche du terrain, vous souhaitez participer au développement d'une Direction régionale ? Vous souhaitez rejoindre une équipe aux valeurs humaines fortes et au niveau de...
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Assistant.e Technique
il y a 1 mois
Rennes, France Catalys Conseil Temps pleinLe Conseil Régional de l’Ordre des Architectes de Bretagne regroupe des architectes élus pour 6 ans. Sous tutelle du ministère de la Culture, il exerce des missions de service public. Le CROAB recrute un.e **ASSISTANT.e TECHNIQUE** Le Conseil Régional de l’Ordre des Architectes (CROA) est à la recherche de son assistant.e technique,...
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Assistant.e de Direction
il y a 3 jours
Rennes, France Université de Rennes 1 Temps plein**À propos de nous**: **_ Composante d’affectation : _**Institut de Gestion de Rennes - Institut d’Administration des Entreprises _(IGR-IAE de Rennes)_ L’IGR-IAE est une école universitaire de management formant près de 1 500 étudiants en formation initiale, alternance et continue _(audit, comptabilité, contrôle de gestion, finance, logistique,...
