Assistant-e de Direction
il y a 3 semaines
N° annonce
E002268
Direction
Événements et vie associative
Catégorie(s)
B
Type de recrutement
Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)
Durée de temps de travail
Temps complet - 35h00
Grade(s)
Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe
15/01/2023
Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.
Composée de 47 agents-es, la Direction Evènements et vie associative a pour mission la conception et la réalisation d’évènements en régie ainsi qu’un rôle support auprès des organisateurs de manifestations sur le territoire strasbourgeois. Elle apporte également un soutien matériel (salles, matériel ) et financier (subventions). Enfin, elle assure un rôle de centre de ressources pour les associations strasbourgeoises.
Description des missions, Activités
Sous l’autorité hiérarchique du/de la directeur-trice, vous l’assistez dans la gestion quotidienne de la Direction (secrétariat, communication, accueil, information ).
De manière générale, vous facilitez les missions attenantes aux fonctions des trois membres de la cellule direction. Vous êtes le relais entre les différentes entités de la Direction et entre la Direction et les Directions Générales Adjointes (DGA) et les autres directions. Vous avez un rôle de facilitateur-rice et d’organisateur-rice dans la coordination des productions, dans la gestion des priorités et des urgences et dans la planification des réunions et des dossiers suivis impliquant notamment la participation d’élus-es, de nombreux services et de partenaires externes. Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques.
**Activités principales**:
Organiser les agendas, prendre des rendez-vous et gérer les conflits d’agendas en fonction des priorités du/de la directeur-trice et du/de la directeur-trice adjoint-e.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat.
Renseigner les interlocuteurs-trices et relayer si nécessaire vers la personne compétente.
Organiser et planifier des réunions parfois complexes et multi-partenaires : gestion des invitations, diffusion de l’ordre du jour, réservation de salles, préparation des dossiers et des outils de présentation.
Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courriers, notes, ordres du jour et comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur et les procédures internes.
Saisir et assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, vérification des validations, préparation des dossiers pour les séances,) et mettre à jour le logiciel.
S’assurer, en lien avec les services, de la production des réponses aux courriers, des éléments à produire (engagements Maire et Présidente) et du suivi des plaintes.
Assurer la coordination des productions de la direction en lien avec les différents services internes ou externes le cas échéant.
Assurer la tenue des tableaux de bord de la direction ou d'éléments pour la DGA.
Participer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de la direction.
**Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers**: abonnements, partage de documents, suivi et mise en place de procédures
Suivi administratif des certifications des agents de la direction.
Participer à la création d’un esprit d’équipe.
Assurer les missions de référent-e habillement (recensement des besoins, commande ).
Profil
Bac à bac + 2 assistant de direction ou équivalent.
Expérience dans un poste similaire souhaitée.
Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, etc.).
Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et idéalement des logiciels métier (Elise, Airs Délib, XBUS parapheur électronique).
Maîtrise des règles et usages administratifs et du fonctionnement et rôle d’une collectivité territoriale.
Capacité à organiser l’agenda et gérer les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités.
Capacité de rédaction, d’analyse et de synthèse.
Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles de l’expression orale et écrite.
Capacité à organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités.
Capacité d’adaptation et à rendre compte.
Organisation, méthode et rigueur.
Capacité à travailler avec différents-es interlocuteurs-trices.
Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
Autonomie, capacité à prendre des initiatives
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Assistant(E) de Direction
il y a 9 heures
Strasbourg, France Institut Supérieur d'Ingénierie de la Conception Temps plein**Environnement et contexte de travail**: Le lieu de travail est l’Institut Supérieur d’Ingénierie de la Conception, 27 voie de l’Innovation situé à Saint-Dié-des-Vosges. Le GIP-InSIC est un groupement d’intérêt public d'enseignement supérieur et de recherche. Les membres du GIP sont Mines Nancy (Université de Lorraine), Institut Mines...
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Assistant-e de Direction
il y a 7 jours
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Assistante-e de Direction
il y a 7 jours
Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps pleinN° annonce E002748 Direction Culture Service Action culturelle Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public Durée de temps de travail Temps complet - 35h00 Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 11/06/2023 Durée du contrat (pour les personnes non...
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Assistant-e de Direction
il y a 4 semaines
Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps pleinN° annonce E002769 Direction Urbanisme et territoires Service Service de l'habitat Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 3 ans selon profil) Durée de temps de travail Temps complet - 35 H Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 18/06/2023 Durée du contrat...
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Assistant(e) de Direction
il y a 1 mois
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Assistant-e de Direction en Cdd
il y a 4 semaines
Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps pleinAdministration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es. Au sein de la DGA "...
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Assistant - Assistante de Direction
il y a 4 semaines
Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein**Activités principales**: **Activités de secrétariat**: - Assurer l’accueil physique et téléphonique. - Réceptionner, traiter et veiller à la bonne circulation de divers documents (courriers, notes, abonnements, revues ). - Enregistrer et gérer les courriers ainsi que ceux de la boîte aux lettres électronique (enregistrement des courriers,...
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Assistant(E) de Direction
il y a 1 mois
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Assistant(E) de Direction
il y a 7 jours
Strasbourg, France Teamstaffing Temps plein**À propos de nous**: Le cabinet Team Staffing, acteur multi expertise du groupe Ithaque dans le domaine du recrutement, combine expertise et conseils au coeur de l'accompagnement de ses clients. Prioriser la motivation de ses talents et leur besoin de nouveaux challenges en cohérence avec les projets de ses clients sont les axes prioritaires de notre...
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Assistant-assistante de Direction
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Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps pleinAdministration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es. Les actions menées par la...
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Assistant-e de Direction
il y a 7 jours
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Assistant(e) de Direction
il y a 1 mois
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Assistant-e de Direction en Cdd de 6 Mois
il y a 7 jours
Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps pleinN° annonce E002678 Direction Population, élections, cultes Catégorie(s) B Type de recrutement Non permanent Durée de temps de travail Temps complet - 35h00 Grade(s) Rédacteur 14/05/2023 Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes,...
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Assistant - Assistante de Direction
il y a 1 mois
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Assistant(E) de Direction
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Assistant de Direction
il y a 1 mois
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Assistant(E) Direction/commercial
il y a 4 semaines
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Assistant(E) de Direction
il y a 4 semaines
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Assistant de Direction
il y a 4 semaines
Strasbourg, France LILIAN DURR GROUP Temps pleinNous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de direction. Responsabilités: - Gérer les tâches de secrétariat telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la...